3 Cara untuk Memverifikasi Kelayakan Karyawan

Daftar Isi:

3 Cara untuk Memverifikasi Kelayakan Karyawan
3 Cara untuk Memverifikasi Kelayakan Karyawan

Video: 3 Cara untuk Memverifikasi Kelayakan Karyawan

Video: 3 Cara untuk Memverifikasi Kelayakan Karyawan
Video: Cara Mudah Menghitung 2/3 (duapertiga) Masa Hukuman Narapidana 2024, Maret
Anonim

Setiap karyawan yang Anda pekerjakan harus memenuhi syarat untuk bekerja di Amerika Serikat. Jika Anda mempekerjakan karyawan yang tidak memenuhi syarat, Anda dapat didenda. Setelah Anda merekrut karyawan baru, Anda harus memverifikasi kelayakan mereka untuk bekerja dengan cepat (dalam tiga hari). Anda dapat melakukannya dengan menggunakan salinan kertas "Formulir I-9" atau dengan menggunakan sistem "Verifikasi Elektronik" milik pemerintah. Jika Anda seorang karyawan yang bertanya-tanya tentang kelayakan Anda untuk bekerja di AS, Anda dapat memeriksa status Anda sendiri melalui situs web Departemen Keamanan Dalam Negeri.

Langkah

Metode 1 dari 3: Mengisi Formulir I-9

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 1
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 1

Langkah 1. Tentukan kapan Anda harus mengisi Formulir I-9

Formulir I-9 harus diisi setiap kali Anda mempekerjakan karyawan baru. Anda dianggap "mempekerjakan" seorang karyawan segera setelah Anda mulai membayar mereka untuk layanan mereka. "Karyawan" adalah seseorang yang melakukan layanan atau tenaga kerja di Amerika Serikat. Formulir I-9 tidak boleh diisi sampai Anda menawarkan pekerjaan kepada karyawan tersebut dan dia menerima tawaran Anda.

  • Anda tidak perlu mengisi Formulir I-9 jika Anda mempekerjakan seseorang untuk pekerjaan biasa di rumah pribadi (misalnya, memotong rumput, membersihkan rumah), mempekerjakan kontraktor independen, atau mempekerjakan seseorang yang tidak secara fisik bekerja di tanah AS.
  • Anda harus melengkapi Formulir I-9 secara lengkap dalam waktu tiga hari kerja setelah perekrutan.
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 2
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 2

Langkah 2. Dapatkan salinan Formulir I-9

Anda harus melengkapi Formulir I-9 terpisah untuk setiap karyawan baru yang Anda rekrut. Anda dapat memperoleh salinannya secara online di situs web Layanan Kewarganegaraan dan Imigrasi AS. Untuk menemukan salinannya, cukup Google "Form I-9 USCIS" dan tautan akan muncul. Formulirnya sembilan halaman, meskipun hanya halaman tujuh dan delapan yang perlu diisi. Halaman lain menawarkan instruksi untuk mengisi formulir.

Setelah Anda mengunduh dan mencetak satu formulir, Anda cukup menyalin formulir itu sebanyak yang diperlukan

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 3
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 3

Langkah 3. Minta karyawan untuk menyelesaikan Bagian 1

Setelah Anda mendapatkan salinan Formulir I-9 dan mempekerjakan karyawan baru, karyawan tersebut harus melengkapi Bagian 1 formulir selama hari pertama kerja mereka. Duduklah bersama karyawan tersebut dan pastikan Bagian 1 diisi dengan lengkap. Anda bertanggung jawab untuk memverifikasi kelengkapan dan keakuratan informasi yang diberikan. Bagian 1 mengharuskan karyawan untuk memberikan informasi berikut:

  • Nama lengkap resmi mereka, termasuk nama belakang yang pernah mereka gunakan di masa lalu.
  • Alamat mereka. Jika mereka tidak memiliki alamat, karyawan harus memberikan deskripsi tempat tinggal mereka.
  • Tanggal lahir mereka. Selain itu, jika Anda menggunakan sistem E-Verify, karyawan juga harus memberikan nomor Jaminan Sosial mereka. Karyawan juga memiliki pilihan untuk memberikan alamat email dan nomor telepon.
  • Pengesahan status kewarganegaraan mereka dan kemampuan untuk bekerja di AS. Jika karyawan tersebut mengaku sebagai 'orang asing yang berwenang untuk bekerja', mereka harus memberikan nomor Pendaftaran Orang Asing atau Nomor Pendaftaran Formulir I-94 mereka.
  • Tanda tangan dan tanggal mereka.
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 4
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 4

Langkah 4. Periksa dokumen asli karyawan

Sebelum Anda dapat mengisi Bagian 2 dan 3 Formulir I-9, Anda harus mendapatkan salinan asli dari dokumen tertentu untuk membantu Anda memverifikasi identitas karyawan Anda. Ketika karyawan Anda menunjukkan dokumen asli yang diperlukan kepada Anda, periksalah dengan cermat untuk memastikan keasliannya. Orang yang memeriksa dokumen harus orang yang sama yang menandatangani Bagian 2 Formulir I-9. Selain itu, karyawan tersebut harus secara fisik menunjukkan dokumen tersebut kepada Anda. Mereka tidak dapat meminta orang lain melakukannya untuk mereka dan mereka tidak dapat meninggalkannya untuk Anda lihat nanti. Daftar dokumen yang dapat diterima dapat ditemukan di Halaman sembilan dari Formulir I-9.

  • Dokumen yang dapat diterima termasuk paspor, SIM, kartu registrasi pemilih, ID militer, kartu Jaminan Sosial, dan akta kelahiran.
  • Dokumen tertentu termasuk dalam daftar tertentu. Saat Anda mengisi Bagian 2, Anda harus memiliki dokumen tertentu dari daftar tertentu untuk memenuhi persyaratan Formulir I-9 (yaitu, Anda akan memerlukan satu dokumen dari Daftar A atau B dan satu dokumen dari Daftar C).
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 5
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 5

Langkah 5. Selesaikan Bagian 2

Setelah Anda diberikan formulir dokumen yang dapat diterima, Anda akan mengisi Bagian 2. Pertama, masukkan nama karyawan seperti yang tertulis di Bagian 1. Kedua, masukkan informasi dokumen di area yang disediakan. Pastikan Anda mendapatkan jumlah dokumen asli yang diperlukan dari daftar yang diperlukan. Ketiga, masukkan tanggal karyawan mulai bekerja untuk Anda. Keempat, majikan yang memeriksa dokumen harus membuktikan pemeriksaan fisiknya dengan menandatangani dan memberi tanggal Bagian 2.

Pada titik ini, tugas Anda terpenuhi selama karyawan tersebut tidak mengubah nama mereka, mengubah informasi identitas mereka, atau dipekerjakan kembali. Tanpa keadaan ini, Anda dapat melewati Bagian 3 dan cukup mengajukan Formulir I-9 yang telah diisi

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 6
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 6

Langkah 6. Isi Bagian 3 bila perlu

Jika Anda mempekerjakan kembali seorang karyawan atau informasi mereka perlu diverifikasi ulang (yaitu, karyawan tersebut mengubah nama atau informasi identifikasi mereka), Anda harus mengisi Bagian 3 Formulir I-9. Jika salah satu dari keadaan ini ada, Anda perlu menemukan Formulir I-9 yang telah diisi sebelumnya dan:

  • Masukkan nama baru karyawan
  • Masukkan tanggal karyawan dipekerjakan kembali
  • Masukkan informasi dokumen baru
  • Tanda tangani dan beri tanggal pada Bagian 3.
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 7
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 7

Langkah 7. Simpan Formulir I-9 di tempat yang aman

Anda harus menyimpan formulir I-9 yang telah diisi selama karyawan tersebut bekerja untuk Anda. Setelah karyawan tersebut diberhentikan, Anda harus mempertahankan Formulir I-9 mereka selama tiga tahun setelah tanggal perekrutan atau satu tahun setelah penghentian, mana yang lebih lambat. Salinan dapat disimpan di atas kertas atau elektronik.

  • Jika Anda menyimpan I-9 Anda di atas kertas, Anda dapat menyimpannya di dalam atau di luar lokasi selama Anda dapat menunjukkan formulir tersebut dalam waktu tiga hari sejak diminta.
  • Jika Anda menyimpan I-9 Anda secara elektronik, I-9 harus disimpan sedemikian rupa sehingga melindungi informasi pribadi dan mempertahankan keaslian informasi tersebut. Ketika Anda menyimpan formulir Anda secara elektronik, Anda diharuskan untuk memelihara dan menyediakan dokumentasi dari proses penyimpanan Anda.
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 8
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 8

Langkah 8. Buat formulir tersedia berdasarkan permintaan

Pemerintah AS, khususnya Departemen Keamanan Dalam Negeri, Kantor Penasihat Khusus, dan Departemen Tenaga Kerja, dapat meminta bukti kelengkapan I-9 Anda selama mereka memberi Anda pemberitahuan tiga hari sebelumnya. Jika Anda mendapatkan permintaan yang sah, pastikan Anda memberikan semua dokumentasi yang diminta tepat waktu. Jika Anda gagal melakukannya, Anda mungkin akan didenda.

Metode 2 dari 3: Memverifikasi Kelayakan Kerja Online

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 9
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 9

Langkah 1. Daftar dengan E-Verify

E-Verify adalah sistem verifikasi berbasis internet yang memungkinkan pengusaha untuk memeriksa kelayakan pekerja mereka. Sistem ini gratis untuk digunakan selama Anda mendaftar dan menyetujui persyaratan penggunaan. Untuk mendaftar, Anda perlu mengunjungi situs web pendaftaran dan menyetujui persyaratan penggunaan. Setelah Anda membaca informasinya, klik "Mulai Pendaftaran Verifikasi Elektronik" untuk memulai proses.

  • Mulailah dengan menjawab pertanyaan yang akan membantu menentukan metode akses mana yang tepat untuk Anda. Setelah Anda menyelesaikan kuesioner, tinjau jawaban Anda dan konfirmasikan metode akses yang tepat untuk Anda.
  • Anda kemudian harus memilih penunjukan organisasi Anda, yang akan membantu E-Verify menyiapkan Anda dengan sistem verifikasi yang tepat. Beberapa majikan harus melengkapi persyaratan unik. Misalnya, jika Anda adalah kontraktor federal, Anda akan diminta untuk menjawab lebih banyak pertanyaan.
  • Tinjau kewajiban perusahaan Anda, yang dituangkan dalam nota kesepahaman (MOU). Jika Anda setuju dengan persyaratan MOU, klik "Setuju" dan tanda tangani bagian bawah halaman.
  • Pada titik ini Anda perlu memberikan E-Verifikasi informasi tentang bisnis Anda dan siapa yang akan mengelola proses E-Verifikasi. Setelah selesai, Anda dapat meninjau informasi dan mencetak MOU yang ditandatangani.
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 10
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 10

Langkah 2. Buat kasus menggunakan Formulir I-9 yang telah diisi

Bahkan jika Anda menggunakan sistem E-Verifikasi, Anda masih memerlukan karyawan untuk mengisi Bagian 1 Formulir I-9 (atau setidaknya memberikan informasi yang diperlukan kepada Anda). Ingat, Anda harus memiliki nomor Jaminan Sosial karyawan untuk menggunakan sistem E-Verify. Dengan menggunakan informasi yang diperlukan, Anda akan membuat kasus selambat-lambatnya tiga hari setelah karyawan tersebut dipekerjakan.

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 11
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 11

Langkah 3. Cocokkan foto jika tersedia

Setelah Anda memasukkan informasi yang diperlukan dan memulai kasus, Anda mungkin diminta untuk mencocokkan foto jika tersedia. Jika karyawan Anda memberi Anda paspor, Kartu Penduduk Permanen Formulir I-551, atau Dokumen Otorisasi Ketenagakerjaan Formulir I-766, Anda akan secara otomatis diminta untuk membandingkan foto pada dokumen dengan foto yang muncul di layar.

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 12
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 12

Langkah 4. Menerima hasil kasus sementara

Setelah informasi karyawan dimasukkan dengan benar ke dalam sistem E-Verify, hasil kasus diberikan. Dalam beberapa kasus, respons awal Anda mungkin bersifat sementara. Hasil kasus sementara terjadi ketika E-Verify membutuhkan lebih banyak informasi sebelum membuat keputusan akhir tentang kelayakan karyawan untuk bekerja. Misalnya, hasil kasus sementara sering terjadi ketika:

  • Departemen Keamanan Dalam Negeri (DHS) atau Administrasi Jaminan Sosial (SSA) untuk sementara tidak mengkonfirmasi karyawan tersebut. Ini berarti bahwa informasi yang diberikan tidak sesuai dengan catatan yang tersedia dan diperlukan lebih banyak informasi.
  • Informasi I-9 tidak ada atau salah input. Ketika ini terjadi, Anda harus kembali dan memperbaiki kesalahan input.
  • DHS membutuhkan lebih banyak waktu untuk memverifikasi. Ketika ini terjadi, Anda tidak perlu mengambil tindakan apa pun. Sebagian besar kasus ini diselesaikan dalam waktu 24 jam tetapi beberapa membutuhkan waktu hingga tiga hari.
  • Kasus Anda sedang berlangsung. Ketika ini terjadi, itu berarti seorang karyawan telah mengunjungi kantor SSA atau DHS. Anda tidak perlu melakukan tindakan apa pun. Ini berarti SSA atau DHS membutuhkan lebih banyak waktu untuk memverifikasi kelayakan.
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 13
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 13

Langkah 5. Menerima hasil akhir kasus

Proses E-Verifikasi belum selesai sampai Anda menerima hasil akhir kasus dan menutup kasus Anda. Menutup kasus itu mudah dan Anda akan dipandu melalui proses setelah Anda menerima hasil akhir kasus. Hasil akhir kasus mengambil salah satu dari empat bentuk:

  • Ketenagakerjaan yang diizinkan, yang berarti karyawan tersebut memenuhi syarat untuk bekerja.
  • Nonkonfirmasi akhir DHS atau SSA, yang E-Verify tidak dapat memverifikasi kelayakan karyawan untuk bekerja.
  • DHS no-show, artinya karyawan tersebut tidak menghubungi DHS dalam jangka waktu yang dipersyaratkan.
  • Kesalahan, yang berarti Anda harus menutup kasing dan mengirimkannya kembali.

Metode 3 dari 3: Mengonfirmasi Kelayakan Pekerjaan Anda Sendiri

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 14
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 14

Langkah 1. Kunjungi situs web DHS

Jika Anda adalah seseorang yang ingin memeriksa kelayakan pekerjaan Anda sendiri, Anda dapat melakukannya dengan menggunakan layanan Self Check dari E-Verify. Ini adalah layanan gratis yang tersedia bagi siapa saja yang berusia di atas 16 tahun. Untuk memeriksa status kelayakan pekerjaan Anda sendiri, kunjungi situs web DHS E-Verify.

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 15
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 15

Langkah 2. Klik tautan Periksa Diri

Setelah berada di situs web DHS, Anda akan melihat tautan "E-Verify Self Check" di sisi kiri halaman web sekitar 2/3 bagian bawah halaman. Klik tautan itu dan Anda akan dibawa ke situs Self Check. Di sana Anda akan menemukan informasi tentang membuat akun, menyelesaikan proses pemeriksaan mandiri, dan mendapatkan hasil.

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 16
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 16

Langkah 3. Buat akun

Anda memerlukan akun untuk menggunakan sistem Self Check. Dari beranda Self Check, klik tautan "Buat Akun" di bagian atas halaman. Dari sana Anda akan diminta untuk menyetujui persyaratan penggunaan tertentu. Anda kemudian dapat memilih untuk maju dalam bahasa Inggris atau Spanyol.

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 17
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 17

Langkah 4. Masukkan data identitas Anda

Setelah Anda bergerak maju dalam bahasa Inggris atau Spanyol, Anda akan diminta untuk memasukkan data identifikasi Anda. Ini akan mencakup nama Anda, tanggal lahir, dan nomor Jaminan Sosial. Setelah Anda menyelesaikan semua informasi di halaman ini, klik "Lanjutkan."

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 18
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 18

Langkah 5. Ikuti kuis

Setelah Anda memasukkan informasi Anda, situs web akan memverifikasinya menggunakan berbagai sumber pemerintah. Situs web kemudian akan menghasilkan serangkaian pertanyaan pribadi yang hanya Anda yang tahu jawabannya. Pertanyaan-pertanyaan ini akan muncul di layar komputer Anda di mana Anda dapat menjawabnya. Setelah Anda menjawab pertanyaan kuis, klik "Lanjutkan."

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 19
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 19

Langkah 6. Masukkan data dokumen Anda

Jika Anda berhasil menetapkan identitas Anda (yaitu, Anda menjawab pertanyaan kuis dengan benar), Anda akan maju untuk mengonfirmasi kelayakan pekerjaan Anda. Pada titik ini Anda perlu memberikan dokumentasi tertentu yang mengonfirmasi kelayakan Anda untuk bekerja. Ini mungkin termasuk nomor Jaminan Sosial, status kewarganegaraan, dan detail tentang dokumentasi imigrasi apa pun (misalnya, kartu hijau).

Masukkan informasi dari dokumentasi ini dan kemudian klik "Lanjutkan."

Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 20
Verifikasi Kelayakan Karyawan Langkah 20

Langkah 7. Dapatkan hasil Anda

Segera setelah Anda mengirimkan informasi Anda, itu akan dibandingkan dengan catatan pemerintah untuk menentukan kelayakan Anda untuk bekerja. Responsnya akan hampir segera. Hasil yang muncul akan mengambil salah satu dari dua bentuk berikut:

  • Pertama, sistem Self Check mungkin menganggap Anda memenuhi syarat untuk bekerja. Jika Anda mendapatkan respons ini, perusahaan mana pun yang menggunakan E-Verify juga akan mendapatkan respons ini saat Anda dipekerjakan.
  • Kedua, sistem Self Check mungkin menemukan Anda tidak memenuhi syarat untuk bekerja. Jika ini terjadi, itu karena ada ketidaksesuaian antara informasi yang Anda berikan dan informasi yang dimiliki pemerintah. Jika Anda mendapatkan pesan ini, situs web akan memberi Anda informasi tentang bagaimana Anda dapat memperbaiki catatan Anda agar memenuhi syarat untuk bekerja.

Direkomendasikan: