Cara Menjadi Agen Call Center: 14 Langkah (dengan Gambar)

Daftar Isi:

Cara Menjadi Agen Call Center: 14 Langkah (dengan Gambar)
Cara Menjadi Agen Call Center: 14 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Menjadi Agen Call Center: 14 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Menjadi Agen Call Center: 14 Langkah (dengan Gambar)
Video: Fakta Kuliah di Jurusan Hukum 2024, Maret
Anonim

Bekerja di call center membutuhkan disiplin dan keterampilan komunikasi. Sebagai perwakilan layanan pelanggan, Anda akan menghadapi keluhan serta pertanyaan tentang perusahaan tempat Anda bekerja. Pusat panggilan adalah lingkungan yang bergerak cepat, jadi semakin Anda mengasah keterampilan Anda, semakin baik perlengkapan Anda saat itu juga.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Menjadi Agen Call Center

Menjadi Agen Call Center Langkah 1
Menjadi Agen Call Center Langkah 1

Langkah 1. Siapkan resume

Tekankan keterampilan komunikasi tertulis dan verbal Anda. Sampaikan bahwa Anda profesional dan bekerja dengan baik dalam tim. Relay kekuatan Anda yang lain yang akan bermanfaat di pusat panggilan.

  • Pusat panggilan mencari karyawan yang pandai melakukan banyak tugas, bekerja di lingkungan yang serba cepat, belajar dengan cepat, dan memenuhi tujuan.
  • Misalnya, Anda dapat menjelaskan bagaimana Anda mencapai tujuan yang terukur melalui pekerjaan sebelumnya, pekerjaan sukarela, atau tantangan di sekolah.
  • Persyaratan pendidikan khas untuk agen call center entry-level adalah ijazah sekolah menengah (atau setara).
Menjadi Agen Call Center Langkah 2
Menjadi Agen Call Center Langkah 2

Langkah 2. Berikan wawancara yang mengesankan

Datanglah lebih awal dan berpakaianlah dengan pantas. Tunjukkan kesediaan untuk fleksibel dengan peran dan jadwal Anda. Bersemangatlah untuk mempelajari perusahaan dan kebijakan/prosedurnya.

  • Misalnya, calon atasan Anda mungkin bertanya apakah Anda bersedia mengambil peran yang berbeda, seperti penjualan masuk, penjualan keluar, atau layanan pelanggan. Jelaskan bagaimana pengalaman spesifik Anda telah mempersiapkan Anda untuk memenuhi berbagai tanggung jawab.
  • Coba ajukan pertanyaan tentang sesuatu yang Anda temukan di situs web perusahaan atau halaman media sosial. Ini akan menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset dan tertarik pada calon pemberi kerja.
Menjadi Agen Call Center Langkah 3
Menjadi Agen Call Center Langkah 3

Langkah 3. Bersedia menjalani proses pelatihan

Harapkan bahwa posisi baru Anda akan membutuhkan periode pelatihan. Anda mungkin dilatih dalam bahasa, produk dan layanan, dan perangkat lunak. Pastikan bahwa Anda menghadiri semua pelatihan Anda tanpa melewatkan satu hari pun.

  • Pelatihan biasanya berlangsung antara satu dan empat minggu.
  • Setelah pelatihan, seorang supervisor kemungkinan akan ditugaskan ke sekelompok karyawan termasuk Anda.

Bagian 2 dari 3: Menjadi Karyawan yang Baik

Menjadi Agen Call Center Langkah 4
Menjadi Agen Call Center Langkah 4

Langkah 1. Tingkatkan keterampilan komputer Anda

Ambil kelas, jika perlu. Cari kelas online atau tatap muka. Latih keterampilan mengetik dan navigasi komputer Anda. Juga berlatih berbicara saat Anda mengetik.

  • Agen call center harus dapat bereaksi dan menemukan informasi dengan cepat.
  • Membiasakan diri Anda dengan navigasi komputer dapat membantu Anda mempelajari perangkat lunak baru sesuai kebutuhan.
  • Program online gratis dan tutorial video tersedia untuk membantu Anda meningkatkan keterampilan komputer Anda.
Menjadi Agen Call Center Langkah 5
Menjadi Agen Call Center Langkah 5

Langkah 2. Jadilah tepat waktu

Rencanakan untuk datang ke kantor lebih awal setiap hari. Beri diri Anda waktu untuk bepergian dan bersiaplah. Beristirahatlah saat jadwal Anda memungkinkan.

  • Sebagian besar pusat panggilan akan meminta Anda untuk masuk ke sistem Anda sebelum Anda dapat menerima panggilan.
  • Sebaiknya periksa laporan lalu lintas di pagi hari secara signifikan sebelum berangkat kerja. Dengan begitu jika ada masalah lalu lintas, Anda bisa berangkat lebih awal.
Menjadi Agen Call Center Langkah 6
Menjadi Agen Call Center Langkah 6

Langkah 3. Belajar dari supervisor Anda

Mintalah saran tentang situasi tertentu atau bagaimana meningkatkan pekerjaan Anda secara umum. Cobalah untuk berbicara dengan mereka saat istirahat jika mereka sangat sibuk dengan banyak agen saat bekerja. Sebagai alternatif, Anda mungkin dapat berbicara dengan mereka sebelum atau sesudah bekerja.

Supervisor biasanya memulai dengan pekerjaan Anda yang sama. Mereka akan tahu seluk beluk posisi, dan menghargai betapa sulitnya itu

Menjadi Agen Call Center Langkah 7
Menjadi Agen Call Center Langkah 7

Langkah 4. Tetap up to date dengan aktivitas perusahaan Anda

Hafalkan sebanyak mungkin informasi tentang majikan Anda. Periksa internet dan intranet perusahaan Anda sesering mungkin. Jangan abaikan email Anda, karena memo internal yang penting mungkin menunggu Anda.

  • Anda harus mengetahui detail produk dan layanan yang ditawarkan perusahaan Anda.
  • Agen call center yang percaya diri dengan kemampuan mereka lebih efektif dalam pekerjaan mereka.
Menjadi Agen Call Center Langkah 8
Menjadi Agen Call Center Langkah 8

Langkah 5. Pertahankan pandangan positif

Dekati pekerjaan dengan antusias. Datanglah setiap hari dengan rasa optimis, dan ingatkan diri Anda untuk mempertahankannya. Simpan setidaknya satu barang berwarna kuning di meja Anda, jika diizinkan. Simpan afirmasi positif dengan Anda – baik hafalkan beberapa atau simpan di dompet, saku, atau bilik Anda.

  • Warna kuning memiliki efek psikologis yang optimis.
  • Misalnya, gunakan catatan tempel berwarna kuning, pulpen, atau klip kertas.
  • Contoh afirmasi positif adalah, "Saya bertanggung jawab atas apa yang saya rasakan dan saya memilih untuk tetap positif."

Bagian 3 dari 3: Berurusan dengan Pelanggan

Menjadi Agen Call Center Langkah 9
Menjadi Agen Call Center Langkah 9

Langkah 1. Kembangkan keterampilan komunikasi Anda

Bicaralah dengan perlahan dan jelas. Jangan bergumam. Pikirkan (cepat) tentang apa yang akan Anda katakan sebelum Anda mengatakannya. Ingatlah bahwa panggilan dapat dipantau dan direkam.

Jika bahasa Inggris adalah bahasa kedua Anda dan Anda menemukan pelanggan kesulitan memahami Anda, pertimbangkan untuk mengambil bahasa Inggris sebagai kelas Bahasa Kedua. Anda dapat menemukan kelas tatap muka dan online. Beberapa sumber online gratis untuk digunakan

Menjadi Agen Call Center Langkah 10
Menjadi Agen Call Center Langkah 10

Langkah 2. Bersikaplah sopan

Tetap ramah setiap saat. Jangan bersikap negatif, merendahkan, atau konfrontatif, terlepas dari apa yang dikatakan pelanggan. Gunakan formalitas dan nada suara yang optimis.

Coba katakan, "Tolong," "Terima kasih," "Sama-sama," dan "Maaf mendengarnya."

Menjadi Agen Call Center Langkah 11
Menjadi Agen Call Center Langkah 11

Langkah 3. Tangani pelanggan yang kesal

Jangan mengambil apa pun yang pelanggan katakan kepada Anda secara pribadi, dan jangan beri tahu pelanggan untuk "tenang." Berikan empati dan solusi kepada pelanggan seperti itu. Setelah panggilan, luangkan beberapa detik untuk bernapas jika Anda bisa, tersenyum dan lanjutkan ke panggilan berikutnya.

  • Salah satu ciri terpenting dari agen call center yang baik adalah kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan, terutama saat menangani pelanggan yang marah.
  • Coba katakan, "Kami sangat menghargai umpan balik Anda," "Saya akan melakukan yang terbaik untuk membantu Anda," dan basa-basi lainnya, dengan sering menggunakan nama pelanggan.
  • Bagi pelanggan, Anda adalah perwakilan dari perusahaan yang berbicara di telepon. Mereka tidak akan selalu menghormati dan bahkan mungkin menyalahkan Anda atas masalah mereka dengan perusahaan.
Menjadi Agen Call Center Langkah 12
Menjadi Agen Call Center Langkah 12

Langkah 4. Persingkat percakapan yang berlebihan

Ajukan pertanyaan yang memiliki jawaban “ya” atau “tidak”. Arahkan percakapan kembali ke fokusnya sesuai kebutuhan. Hindari topik atau komentar pribadi tentang cuaca kecuali Anda perlu menghabiskan waktu saat ada sesuatu yang membebani Anda.

Jika Anda harus meninggalkan pekerjaan dan panggilan tidak terselesaikan, coba katakan, "Sepertinya ini sesuatu yang dapat dibantu oleh rekan saya."

Menjadi Agen Call Center Langkah 13
Menjadi Agen Call Center Langkah 13

Langkah 5. Buat kesan yang baik

Perhatikan detailnya. Jangan berasumsi Anda tahu apa yang dibutuhkan pelanggan sebelum mereka selesai menjelaskan masalahnya. Pastikan bahwa pelanggan puas sebaik mungkin sebelum Anda mengakhiri panggilan.

  • Pelanggan melaporkan bahwa hanya setengah dari agen call center yang mengatasi masalah mereka dengan jawaban yang tepat.
  • Mengulangi masalah pelanggan kembali kepada mereka dapat membantu menyampaikan kepada mereka bahwa Anda memahami kekhawatiran mereka.
Menjadi Agen Call Center Langkah 14
Menjadi Agen Call Center Langkah 14

Langkah 6. Transfer panggilan jika perlu

Cari tahu kapan panggilan harus ditransfer, misalnya, ke supervisor atau manajer. Tanyakan kepada supervisor Anda dalam situasi apa Anda harus mentransfer panggilan ke tempat lain. Kenali jika penelepon memiliki masalah yang tidak dapat Anda atasi sendiri. Kemudian beri tahu pelanggan dengan cara yang positif bahwa Anda akan mentransfer panggilan.

  • Misalnya, jika pelanggan secara khusus meminta potongan harga, dan Anda tidak dapat mengeluarkannya, Anda mungkin perlu mentransfer panggilan.
  • Alih-alih mengatakan "Saya tidak menangani itu," coba katakan, "[Orang atau departemen] dapat membantu Anda dengan itu."

Video - Dengan menggunakan layanan ini, beberapa informasi dapat dibagikan dengan YouTube

Tips

  • Sabar. Anda mungkin menerima panggilan dari agen layanan relai (pelanggan dengan gangguan pendengaran berbicara kepada mereka melalui obrolan dan mereka membacakannya untuk Anda, lalu mengetikkan semua yang Anda katakan).
  • Setiap call center berbeda. Jika Anda merasa pekerjaan itu cocok untuk Anda, tetapi tempat kerja Anda tidak, pertimbangkan untuk beralih majikan.
  • Tersenyumlah saat menerima panggilan. Anda dapat mendengar ketika seseorang tersenyum ketika mereka berbicara, dan itu dapat mendorong pelanggan untuk lebih ramah.
  • Hindari memberi tahu pelanggan bahwa Anda adalah karyawan baru. Dapatkan bantuan rekan kerja, jika diperlukan, tanpa membuat pelanggan berpikir bahwa Anda kurang informasi tentang topik tersebut.
  • Agen pusat panggilan menghasilkan rata-rata $ 28.491 per tahun.

Direkomendasikan: