4 Cara Mengeluh dan Mendapatkan Hasil

Daftar Isi:

4 Cara Mengeluh dan Mendapatkan Hasil
4 Cara Mengeluh dan Mendapatkan Hasil

Video: 4 Cara Mengeluh dan Mendapatkan Hasil

Video: 4 Cara Mengeluh dan Mendapatkan Hasil
Video: Cara membuat daftar gambar secara otomatis di microsoft word 2024, Maret
Anonim

Berurusan dengan produk yang buruk, layanan yang buruk, atau orang yang kasar dapat membuat frustrasi dan menjengkelkan. Ketika ini terjadi, Anda dapat memutuskan untuk mengajukan keluhan. Untungnya, Anda memiliki beberapa opsi untuk mengajukan keluhan yang membuahkan hasil. Baik Anda mengeluh kepada bisnis atau tempat kerja Anda, penting untuk bersikap profesional dan spesifik tentang apa yang Anda inginkan.

Langkah

Metode 1 dari 4: Menulis Surat atau Email

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 1
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 1

Langkah 1. Mulailah surat atau email Anda dengan “Dear” dan nama kontak Anda

Buka surat Anda dengan salam “sayang” untuk membentuk nada profesional. Kemudian, sertakan nama orang yang Anda tulis untuk mempersonalisasi surat Anda.

  • Cari nama yang benar di situs web perusahaan atau direktori staf.
  • Jika Anda tidak dapat menemukan nama, cukup tulis "Dukungan Pelanggan" atau nama bisnis.
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 2
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 2

Langkah 2. Mulailah isi surat Anda dengan menyatakan sesuatu yang positif

Saat ini, Anda mungkin merasa sangat frustrasi tentang apa yang terjadi, tetapi komentar positif dapat membuat mereka memihak Anda. Beri tahu mereka berapa lama Anda telah menjadi pelanggan, apa yang menarik Anda ke perusahaan ini, atau detail pengalaman positif yang Anda miliki dengan mereka.

  • Paragraf ini hanya perlu 1-2 kalimat.
  • Anda dapat menulis, “Saya telah menjadi pelanggan selama setahun terakhir, dan sebelumnya saya telah menikmati kualitas produk Anda,” atau “Saya telah mendengar hal-hal luar biasa tentang perusahaan Anda, jadi saya memutuskan untuk mencoba produk Anda.”
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 3
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 3

Langkah 3. Jelaskan keluhan Anda di paragraf kedua

Beri tahu perusahaan ketika insiden itu terjadi, lalu jelaskan apa yang terjadi. Gunakan detail spesifik untuk menunjukkan mengapa Anda kesal. Namun, tetap fokus pada fakta dan bukan emosi Anda.

  • Paragraf ini harus terdiri dari 4-8 kalimat.
  • Tulis, “Saya pergi ke restoran Anda tadi malam untuk ulang tahun, tetapi nyonya rumah mengatakan reservasi kamar perjamuan saya dibatalkan. Seluruh keluarga saya datang untuk perayaan itu, dan kami terpaksa duduk di meja yang berbeda. Kemudian, pelayan kami menyela kami ketika kami menyanyikan "Selamat Ulang Tahun" untuk putri saya, menyuruh kami untuk tenang. Lebih buruk lagi, staf membersihkan meja kami ketika kami menyapa anggota keluarga yang terlambat, jadi kami bahkan tidak menyelesaikan makanan pembuka kami. Putri saya menangis dan merasa seperti itu merusak hari ulang tahunnya.”
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 4
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 4

Langkah 4. Beri tahu mereka apa yang Anda ingin mereka lakukan di paragraf ketiga

Sulit bagi seseorang untuk membantu Anda jika mereka tidak tahu apa yang Anda inginkan, jadi pastikan Anda menyatakan ini dalam keluhan Anda. Gunakan paragraf ketiga Anda untuk menjelaskan secara singkat apa yang Anda harapkan perusahaan lakukan untuk Anda. Pastikan bahwa apa yang Anda minta adalah solusi yang tepat untuk keluhan Anda.

  • Tulis sekitar 1-3 kalimat dalam paragraf ini.
  • Anda mungkin mengatakan, “Setelah pengalaman kami tadi malam, kami mengharapkan perusahaan Anda untuk mengembalikan harga makan malam kami sehingga kami dapat menggunakan uang itu untuk perayaan yang sebenarnya,” atau “Karena pesanan saya rusak, saya berharap Anda mengirim penggantinya. pengiriman."
  • Namun, sebaiknya jangan katakan sesuatu seperti, “Setelah tadi malam, saya ingin Anda memecat pelayan yang meminta kami untuk diam, dan saya ingin makanan pembuka gratis selama setahun.” Ini mungkin akan dianggap berlebihan.

Tip:

Meskipun layanan yang buruk atau produk berkualitas rendah dapat menjadi masalah besar, Anda biasanya tidak dapat memperoleh penggantian untuk waktu yang Anda buang untuk menangani masalah ini. Meminta kompensasi untuk waktu yang hilang bahkan dapat mengakibatkan perusahaan mengabaikan keluhan Anda.

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 5
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 5

Langkah 5. Tanda tangani nama Anda pada surat itu

Setelah paragraf ketiga Anda, lewati satu baris, lalu tulis "Hormat kami" atau "Terima kasih." Lewati 3 baris lagi, lalu ketik nama Anda. Jika Anda mengirimkan surat Anda, cetaklah dan tanda tangani di atas nama yang Anda ketikkan.

Jika Anda mengirim email, Anda tidak perlu menandatanganinya secara fisik

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 6
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 6

Langkah 6. Singkat sehingga orang tersebut terus membaca

Meskipun tidak adil, biasanya orang berhenti membaca ketika ada banyak teks di halaman. Anda lebih mungkin mendapatkan hasil jika Anda menggunakan kata-kata sesedikit mungkin untuk mengatakan apa yang perlu Anda katakan. Langsung ke intinya dan abaikan detail tambahan apa pun.

Baca surat Anda dan cari area di mana Anda menambahkan penjelasan atau mulai membicarakan masalah sampingan. Anda mungkin dapat memotong kalimat-kalimat ini untuk memangkas surat Anda, jika perlu

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 7
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 7

Langkah 7. Koreksi surat atau email Anda sebelum Anda mengirimkannya

Sisihkan surat atau email Anda selama sekitar satu jam sehingga Anda dapat kembali ke sana dengan perspektif baru. Kemudian, baca setidaknya dua kali untuk memastikan tidak ada kesalahan. Jika Anda menemukan kesalahan, perbaiki sebelum Anda mengirim surat atau email.

Jika Anda bisa, mintalah orang lain membaca surat Anda. Mereka dapat membantu Anda menemukan kesalahan dan memberi tahu Anda bagaimana mereka akan menanggapi keluhan tersebut

Metode 2 dari 4: Memposting di Media Sosial

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 8
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 8

Langkah 1. Kunjungi situs media sosial perusahaan untuk melihat mana yang mereka gunakan

Perusahaan mungkin aktif di setiap situs, tetapi beberapa perusahaan cenderung merespons lebih banyak di situs tertentu. Lihat pesan yang diposting oleh pengunjung dan lihat apakah perusahaan menanggapinya. Kemudian, identifikasi platform media sosial mana yang tampaknya paling aktif.

  • Misalnya, sebagian besar perusahaan memiliki akun Twitter aktif, tetapi Anda mungkin menemukan bahwa perusahaan yang Anda keluhkan lebih aktif di Facebook.
  • Sebaiknya coba komplain langsung ke perusahaan sebelum Anda memposting komplain di media sosial. Tergantung pada perusahaannya, Anda mungkin mendapatkan respons yang lebih baik jika Anda mengeluh secara pribadi.
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 9
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 9

Langkah 2. Posting paragraf pendek yang menjelaskan apa yang terjadi dan apa yang Anda inginkan

Bingkai keluhan Anda sebagai peringatan bagi pelanggan lain. Kemudian, jelaskan secara singkat apa yang terjadi dan apa yang Anda inginkan. Buat posting ini sesingkat mungkin sehingga orang akan membacanya.

  • Usahakan untuk menjaga keluhan Anda menjadi 3-5 kalimat saat Anda memposting di media sosial. Di Twitter, Anda harus menyimpannya hingga 280 karakter untuk memenuhi batasannya.
  • Anda dapat menulis, “Hati-hati saat memesan dari perusahaan ini karena mereka mengirim barang rusak. Setiap item dalam pesanan saya rusak, tetapi perusahaan tidak akan menanggapi keluhan saya. Saya ingin barang saya diganti atau dikembalikan.”

Tip:

Bila memungkinkan, sertakan foto yang menggambarkan masalahnya. Misalnya, posting foto barang rusak yang Anda terima atau foto pesanan makanan Anda yang salah.

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 10
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 10

Langkah 3. Pantau postingan Anda untuk mendapatkan tanggapan dari perwakilan

Perwakilan perusahaan kemungkinan akan menanggapi postingan Anda dalam waktu 24 jam. Terus periksa kembali sampai Anda melihat jawaban. Kemudian, baca responsnya dengan cermat untuk mengetahui apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya untuk mendapatkan hasil.

Jika Anda tidak melihat tanggapan dalam waktu 24 jam, perusahaan mungkin tidak memantau akun tersebut secara berkala

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 11
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 11

Langkah 4. Posting ke platform lain jika tidak ada tanggapan dalam 24 jam

Mungkin saja perusahaan tidak merespons pada platform yang Anda pilih, atau mereka mungkin tidak memiliki perwakilan yang berpatroli di akun tersebut. Kunjungi salah satu halaman mereka yang lain dan posting keluhan Anda di sana. Kemudian, tunggu 24 jam lagi untuk melihat apakah mereka merespons.

Sebagian besar perusahaan tidak menginginkan posting negatif di akun media sosial mereka, jadi mereka akan merespons dan mencoba memperbaikinya. Namun, ini tidak selalu terjadi. Jika Anda tidak mendapatkan tanggapan, mungkin media sosial tidak akan membantu Anda

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 12
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 12

Langkah 5. Tinggalkan ulasan di Yelp atau Amazon jika Anda tidak mendapatkan balasan

Sebagian besar perusahaan benci mendapatkan ulasan buruk karena mereka mengusir pelanggan baru. Temukan halaman Yelp atau Amazon perusahaan, lalu jelaskan apa yang terjadi pada Anda dan apa yang Anda inginkan. Namun, perlu diingat bahwa ada kemungkinan perusahaan tidak akan melihat postingan Anda.

Banyak perusahaan akan mencoba mengatasi ulasan negatif, jadi Anda mungkin mendapatkan perhatian mereka dengan cara ini. Namun, sebaiknya simpan opsi ini untuk yang terakhir karena mungkin tidak memberi Anda hasil

Metode 3 dari 4: Mengeluh secara Langsung atau melalui Telepon

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 13
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 13

Langkah 1. Atur rincian insiden sebelum Anda mengeluh

Kumpulkan dokumentasi yang Anda butuhkan untuk membuktikan apa yang terjadi, seperti dokumen, tanda terima, atau informasi produk Anda. Selain itu, catat tanggal kejadiannya, dengan siapa Anda berbicara sejauh ini, dan informasi relevan lainnya yang mungkin diminta untuk Anda berikan. Ini akan membantu Anda menjawab pertanyaan dengan akurat dan dapat membantu Anda merasa lebih percaya diri tentang keluhan Anda.

  • Jika Anda mengeluh tentang produk yang buruk, Anda memerlukan tanda terima, informasi produk, dan detail tentang apa yang salah dengannya.
  • Jika Anda mengeluh tentang makanan, Anda ingin tanda terima, tanggal dan waktu kejadian, nama orang yang terlibat, dan daftar masalah yang Anda alami.
  • Jika Anda mengeluh tentang sebuah insiden di tempat kerja, kumpulkan dokumen apa pun yang Anda miliki untuk mendukung Anda, tanggal insiden, nama orang yang terlibat dalam insiden tersebut, dan perincian tentang apa yang terjadi.
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 14
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 14

Langkah 2. Beritahu perwakilan apa yang terjadi

Jelaskan secara singkat kejadian yang Anda keluhkan. Berikan ringkasan singkat tentang masalah ini sehingga orang tersebut mengerti tentang apa itu. Ini akan membuat mereka memutuskan apakah mereka dapat membantu Anda atau tidak.

Anda dapat mengatakan, “Tadi hari saya memesan makanan untuk dibawa pulang dari restoran Anda, tetapi setengah dari pesanan saya hilang,” atau “Minggu lalu Doug menceritakan lelucon tentang tindakan seks, dan beberapa orang tertawa. Sekarang saya merasa tidak nyaman di ruang istirahat.”

Mengeluh dan Dapatkan Hasil Langkah 15
Mengeluh dan Dapatkan Hasil Langkah 15

Langkah 3. Jelaskan apa yang Anda ingin mereka lakukan

Mintalah obat untuk membantu Anda menjadi utuh kembali. Bersikaplah langsung dan spesifik tentang apa yang Anda inginkan. Selain itu, pastikan Anda meminta sesuatu yang masuk akal mengingat apa yang terjadi.

Anda dapat mengatakan, “Saya ingin pengembalian dana untuk item yang tidak disediakan dalam pesanan saya, dan saya ingin menerima pesanan pengganti sekarang,” atau “Saya pikir akan sangat membantu jika seluruh staf berpartisipasi dalam lokakarya pelatihan kepekaan sehingga semua orang tahu lelucon kotor tidak pantas.”

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 16
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 16

Langkah 4. Tanyakan kepada perwakilan apakah mereka dapat membantu Anda

Meskipun orang yang Anda keluhkan mungkin ingin membantu, mungkin saja mereka tidak memiliki izin untuk melakukannya. Sebaiknya tanyakan kepada mereka di awal percakapan Anda apakah ini sesuatu yang dapat mereka lakukan sehingga Anda dapat menghemat waktu. Jika mereka tidak dapat membantu Anda, mintalah seorang supervisor.

Anda mungkin berkata, “Apakah ini sesuatu yang dapat Anda bantu selesaikan?” Jika mereka mengatakan tidak, katakan, “Terima kasih atas bantuan Anda selama ini, tetapi saya perlu berbicara dengan supervisor.”

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 17
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 17

Langkah 5. Mintalah untuk berbicara dengan supervisor jika Anda tidak mendapatkan apa yang Anda inginkan

Beberapa orang pertama yang Anda ajak bicara mungkin tidak dapat menyelesaikan masalah Anda, tetapi seseorang di perusahaan akan dapat menyelesaikannya. Teruslah meminta untuk berbicara dengan supervisor sampai Anda menemukan orang yang dapat membantu. Setiap kali Anda berbicara dengan orang baru, beri tahu mereka apa yang terjadi dan apa yang Anda inginkan.

Beberapa perusahaan lebih responsif terhadap keluhan daripada yang lain. Namun, Anda bisa mendapatkan hasil jika Anda gigih

Metode 4 dari 4: Membuat Keluhan Anda Efektif

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 18
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 18

Langkah 1. Luapkan emosi Anda sebelum mengajukan keluhan

Menunjukkan emosi Anda dalam keluhan Anda dapat membuat perusahaan cenderung tidak membantu Anda. Ini memberi persepsi bahwa Anda tidak masuk akal, meskipun Anda mungkin masuk akal. Untuk menghindari hal ini, bicarakan dengan teman sebelum Anda berbicara dengan perwakilan perusahaan. Ini akan membantu Anda tenang sebelum mengeluh.

Anda mungkin berkata, “Saya sangat marah sekarang karena mereka berjanji pesanan saya akan sampai di sini sebelum liburan saya. Sekarang saya khawatir saya menyia-nyiakan semua uang ini dan bahkan tidak dapat menikmati diri saya sendiri. Rasanya ingin berteriak saja!”

Variasi:

Menuliskan perasaan Anda juga bisa menjadi cara yang bagus untuk melampiaskan. Pertimbangkan untuk menuliskan apa yang ada dalam pikiran Anda untuk melampiaskan perasaan Anda, lalu hapus atau buang apa yang Anda tulis.

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 19
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 19

Langkah 2. Buat keluhan Anda sedekat mungkin dengan kejadian

Tidak apa-apa untuk meluangkan waktu untuk melampiaskan, tetapi cobalah untuk menyampaikan keluhan Anda dengan cepat. Jika terlalu banyak waktu berlalu, akan sulit bagi Anda untuk menunjukkan apa yang terjadi dan mendapatkan hasil. Lakukan yang terbaik untuk mengajukan keluhan dalam waktu 24 jam setelah kejadian.

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 20
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 20

Langkah 3. Jujurlah tentang apa yang terjadi

Anda mungkin tergoda untuk membesar-besarkan pelanggan atau pekerja yang baik Anda untuk mendapatkan lebih banyak simpati. Demikian pula, Anda mungkin merasa perlu membuat insiden itu terdengar lebih buruk untuk membuat perwakilan memahami perasaan Anda. Namun, melebih-lebihkan klaim Anda dapat melemahkan keluhan Anda dan membuat perusahaan menolak untuk membantu Anda. Tetap berpegang pada kebenaran sehingga Anda bisa mendapatkan hasil.

Misalnya, jangan katakan, “Saya sudah menjadi pelanggan setia selama bertahun-tahun” jika Anda baru menggunakannya selama 3 bulan

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 21
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 21

Langkah 4. Dokumentasikan setiap tahap keluhan Anda dan siapa yang berbicara dengan Anda

Menyimpan dokumentasi memungkinkan Anda membuktikan apa yang telah Anda lakukan sejauh ini untuk mengatasi masalah ini. Simpan semua dokumen yang Anda terima, dan tuliskan detail setiap komunikasi yang Anda lakukan dengan perwakilan. Selain itu, simpan salinan surat atau email yang Anda kirim.

Jika Anda mengajukan keluhan secara langsung atau melalui telepon, tuliskan tanggal dan waktu keluhan dan dengan siapa Anda berbicara. Selain itu, tuliskan kasus atau nomor referensi jika Anda mendapatkannya

Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 22
Komplain dan Dapatkan Hasil Langkah 22

Langkah 5. Bekerja sama dengan advokat konsumen jika keluhan Anda tidak dijawab

Hubungi Better Business Bureau, Federal Trade Commission, dan Ripoff Report untuk mengeluh tentang apa yang terjadi. Selain itu, Anda dapat menghubungi reporter konsumen stasiun berita lokal Anda, yang dapat mengadvokasi Anda. Meskipun tidak selalu efektif, advokat ini dapat membantu Anda mendapatkan hasil yang lebih baik.

Mempublikasikan pengalaman Anda dengan layanan advokat akan memperingatkan orang lain untuk berhati-hati dalam hal bisnis yang merugikan Anda

Tips

  • Jika tidak satu pun di atas berhasil, Anda dapat mengajukan keluhan konsumen secara online.
  • Jangan kasar atau kesal saat Anda menjelaskan keluhan Anda. Ini dapat merusak kredibilitas Anda dan memudahkan perusahaan untuk memecat Anda.
  • Anda mungkin perlu membuat lebih dari satu keluhan untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan.
  • Ingatlah bahwa orang yang Anda ajak bicara kemungkinan besar tidak bertanggung jawab atas apa yang terjadi. Jangan melampiaskan kekesalan Anda pada mereka.

Direkomendasikan: