Ada banyak contoh dalam hidup Anda ketika Anda mungkin perlu menulis surat permintaan resmi. Oleh karena itu, mempelajari format dan nada yang tepat untuk membuat permintaan resmi adalah keterampilan hidup yang diperlukan. Untungnya, surat permintaan biasanya mengikuti template yang pasti. Setelah Anda mempelajari teknik yang tepat, menulis surat permintaan tidak akan menjadi masalah.
Langkah
Bagian 1 dari 2: Persiapan Menulis Surat Permintaan
Langkah 1. Identifikasi orang yang tepat untuk permintaan tersebut
Sering kali, bagian dari mengajukan permintaan adalah mencari tahu siapa orang yang tepat untuk dihubungi. Umumnya, Anda harus meminta orang yang paling memenuhi syarat untuk memenuhi permintaan Anda, dan mungkin perlu beberapa upaya untuk mengetahui siapa orang itu.
- Jika Anda menulis untuk meminta bantuan perusahaan, Anda mungkin perlu menghubungi sekretaris perusahaan untuk mengidentifikasi orang yang tepat. Dapatkan nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan jabatan orang ini.
- Anda mungkin perlu menulis surat permintaan yang berbeda untuk menanyakan kepada seseorang kepada siapa Anda harus menulis surat. Dalam hal ini, tetap ikuti langkah-langkah ini untuk menulis surat permintaan.
Langkah 2. Pelajari format untuk surat bisnis
Surat permintaan Anda harus menggunakan format surat bisnis yang tepat, karena kemungkinan besar merupakan permintaan formal. Ini berlaku baik Anda mengirim email atau hard copy letter. Kenali format berikut dan pastikan untuk menggunakannya saat menulis surat Anda.
- Tempatkan nama, gelar, dan alamat Anda di kiri atas kertas.
- Tempatkan tanggal di bawah ini.
- Letakkan nama, gelar, dan alamat orang tersebut di bawah ini.
- Alamat orang tersebut dengan tepat. Mulailah dengan "Tuan yang Terhormat." atau "Nyonya yang terhormat."
- Memiliki margin 1 inci di sekitar kertas dan menggunakan spasi tunggal. Jangan indentasi, cukup gunakan spasi ganda di antara paragraf.
- Gunakan font yang mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial, dalam font 12 poin.
- Akhiri dengan "Hormat kami," lalu tinggalkan 4 baris agar Anda dapat menandatangani nama Anda secara manual. Di bawah ini, ketik nama dan gelar Anda.
Langkah 3. Berikan waktu yang cukup untuk permintaan tersebut
Ingatlah bahwa siapa pun yang Anda kirimi surat mungkin memiliki tugas lain untuk diselesaikan, jadi permintaan Anda mungkin membutuhkan waktu untuk diselesaikan. Jika permintaan Anda sensitif terhadap waktu, pastikan untuk memberikan pemberitahuan terlebih dahulu kepada penerima untuk memprosesnya. Umumnya, mengizinkan satu minggu untuk permintaan adalah pedoman yang baik, meskipun tugas yang lebih besar bisa memakan waktu lebih lama.
Misalnya, Anda tidak akan meminta surat rekomendasi dari guru 2 hari sebelum jatuh tempo. Itu permintaan yang tidak masuk akal. Jika Anda telah merencanakan ke depan, Anda akan tahu bahwa permintaan semacam itu biasanya membutuhkan waktu 2 minggu untuk dipenuhi
Bagian 2 dari 2: Menulis Surat Anda
Langkah 1. Gunakan sapaan yang tepat
Penerima surat harus disambut dan disapa dengan baik.
- "Dear" adalah pembukaan yang diterima untuk gaya surat ini. Pembukaan seperti "Hai" atau "Halo" tidak pantas dan tidak profesional untuk surat bisnis.
- Gunakan Mr., Mrs., dan Ms. yang sesuai. Jangan pernah hanya menggunakan nama depan seseorang.
- Jika Anda tidak yakin dengan jenis kelamin seseorang, gunakan nama lengkap dalam salam alih-alih Tuan atau Nyonya. Misalnya, "Dear Casey Smith."
Langkah 2. Perkenalkan diri Anda
Jika ini adalah permintaan yang tidak diminta, penerima perlu mengetahui siapa yang membuat permintaan tersebut. Buat pengenalan singkat tentang diri Anda, seperti pekerjaan/posisi Anda atau organisasi afiliasi. Ini akan membantu pembaca Anda memahami siapa yang membuat permintaan.
- Perkenalan Anda hanya bisa satu atau dua kalimat. Anda tidak perlu memberikan biografi, Anda hanya perlu memberi gambaran kepada penerima tentang siapa Anda.
- Memperkenalkan diri memiliki dua keuntungan. Pertama, sopan. Ingat, siapa pun yang Anda kirimi surat mungkin tidak harus mengabulkan permintaan Anda, jadi sopan santun akan menunjukkan bahwa Anda telah memikirkan dan berusaha untuk menghubunginya. Kedua, mengidentifikasi diri Anda akan membantu penerima memahami siapa Anda dan memproses permintaan Anda dengan lebih baik.
- Jika Anda pernah bertemu orang tersebut sebelumnya, mungkin membantu untuk mengingatkannya. Misalnya, Anda dapat menulis: “Kami bertemu minggu lalu di pesta olahraga. Saya senang berkenalan dengan Anda.”
Langkah 3. Nyatakan bantuan yang Anda minta
Setelah memperkenalkan diri, mulailah paragraf kedua. Dengan sopan, tetapi jelas, nyatakan bantuan yang Anda butuhkan. Isi juga detail yang diperlukan penerima untuk memenuhi permintaan Anda, seperti tanggal dan waktu. Jangan: minta bantuan dengan "Saya butuh bantuan Anda" atau "Saya dengar Anda bisa melakukan ini untuk saya"
Lakukan: minta bantuan dengan "Apakah mungkin…" atau "Saya akan berterima kasih jika Anda mau…"
Langkah 4. Tetap sederhana
Jangan gila dengan detail. Anda harus dapat membuat permintaan Anda dalam beberapa kalimat. Yang terpenting adalah apa yang Anda butuhkan dinyatakan dengan jelas. Jangan: sertakan sanjungan atau permintaan maaf yang tidak perlu.
Lakukan: mencakup semua info yang diperlukan, seperti kerangka waktu.
Langkah 5. Beri tahu penerima Anda mengapa bantuan itu penting
Dalam kasus tertentu, Anda mungkin perlu meyakinkan penerima bahwa dia harus mengabulkan permintaan Anda. Ini juga harus ada di paragraf kedua. Siapkan semua bukti pendukung Anda dan nyatakan secara singkat mengapa permintaan ini penting, dan mengapa memberikannya akan membantu penerima.
-
Misalnya, Anda mungkin meminta perusahaan mensponsori acara yang Anda adakan. Anda dapat menekankan bahwa perusahaan akan menerima eksposur yang baik dengan melakukan ini. Anda dapat mengatakan: "Jika Anda memberikan dana yang diperlukan, kami akan mengumumkan perusahaan Anda di acara tersebut sebagai sponsor resmi. Ini akan memberi Anda paparan kepada komunitas dan mengidentifikasi perusahaan Anda dengan tujuan yang baik." Jangan: tekan seseorang dengan "Ini sangat penting." atau "Itu akan sangat berarti bagi saya."
Lakukan: berikan info spesifik seperti tenggat waktu atau insentif konkret.
Langkah 6. Tawarkan untuk memberikan bantuan kepada penerima
Selalu tunjukkan kesediaan Anda untuk bekerja dengan penerima. Pernyataan sederhana seperti "Tolong beri tahu saya jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut" dapat menunjukkan kepada penerima bahwa Anda bersedia bekerja sama dan membantu sebanyak mungkin. Jangan: tekan pembaca dengan referensi ke bantuan masa lalu yang telah Anda lakukan.
Lakukan: akui "Saya mengerti jika Anda tidak dapat melakukan ini."
Langkah 7. Tutup surat dengan sopan
Ketika Anda telah menyatakan permintaan Anda dan memberikan semua informasi yang diperlukan penerima mungkin perlu, kemudian tutup dengan catatan sopan. Ucapkan terima kasih kepada penerima karena telah mempertimbangkan permintaan Anda, dan katakan bahwa Anda menantikan balasannya. Kemudian akhiri dengan salam yang tepat seperti "Hormat kami."
Misalnya: "Terima kasih banyak atas waktu Anda dalam mempertimbangkan permintaan ini. Saya menantikan tanggapan Anda tentang masalah ini. Hormat kami, John Smith."
Langkah 8. Koreksi surat Anda sebelum mengirimnya
Jangan pernah mengirim surat tanpa proofreading, terutama surat bisnis formal. Kesalahan ejaan atau tata bahasa apa pun akan membuat surat Anda terlihat tidak profesional, dan dapat mengurangi kemungkinan permintaan Anda dikabulkan.
- Baca surat Anda setidaknya dua kali lagi sebelum mengirim. Dengan begitu, Anda dapat menangkap kesalahan yang mungkin Anda lakukan.
- Hanya karena Anda sedang mengetik surat Anda tidak berarti bahwa pemeriksaan ejaan dan tata bahasa Anda akan menangkap segalanya. Jangan pernah hanya mengandalkan program ini. Anda masih perlu mengoreksi cara lama.
Contoh Surat
Contoh Surat Meminta Bantuan
Surat Template untuk Bantuan Bisnis