Cara Menyajikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda: 15 Langkah

Daftar Isi:

Cara Menyajikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda: 15 Langkah
Cara Menyajikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda: 15 Langkah

Video: Cara Menyajikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda: 15 Langkah

Video: Cara Menyajikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda: 15 Langkah
Video: Cara Cepat Menyusun Foto Dokumentasi Laporan Kegiatan 2024, Maret
Anonim

Harus menyampaikan kabar buruk kepada atasan atau atasan selalu tidak nyaman. Jika Anda harus menjadi pembawa berita buruk bagi atasan Anda, penting untuk mengetahui cara terbaik untuk menyampaikan berita tersebut untuk memastikan bahwa hal itu tidak mengubah pendapat atasan Anda secara negatif. Memilih waktu yang baik itu penting, seperti juga menyiapkan solusi yang dapat Anda tawarkan saat menyampaikan kabar buruk.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Menyajikan Kabar Buruk

Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 1
Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 1

Langkah 1. Jangan menunggu

Anda mungkin tergoda untuk menunda menyampaikan kabar buruk karena Anda tidak ingin disalahkan atas kabar buruk tersebut, meskipun itu bukan kesalahan Anda. Namun, menunda sering kali akan memperburuk masalah. Pertama, jika bos Anda mengetahui bahwa Anda tidak memberi tahu mereka, mereka akan semakin tidak senang. Juga, jika bos Anda memiliki kabar buruk, mereka akan dapat mempersiapkan konsekuensinya daripada dibutakan oleh mereka, yang berarti reaksi perusahaan secara keseluruhan bisa lebih positif.

  • Setiap masalah dengan konsekuensi yang signifikan harus dilaporkan secepat mungkin.
  • Menilai dampak potensial dari suatu masalah untuk menentukan kapan harus melaporkannya. Setiap masalah yang dapat mengakibatkan bahaya atau tuntutan hukum, seperti pelanggaran besar terhadap kebijakan perusahaan, harus segera dilaporkan.
  • Semakin cepat Anda mendapatkan informasi tersebut kepada bos Anda, semakin cepat mereka dapat menyampaikannya kepada bos mereka, jika mereka bukan kepala perusahaan.
Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 2
Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 2

Langkah 2. Cari waktu yang tepat untuk berbicara

Jika kabar buruknya tidak mendesak, buka mata Anda untuk melihat saat bos Anda tampak kurang sibuk. Ketika Anda melihat alur kerja mereka sedikit melambat, masuklah dan tanyakan apakah Anda dapat berbicara dengan mereka. Dengan begitu, Anda memberi mereka kesempatan untuk mendorongnya ke waktu lain jika mereka tidak punya waktu sekarang. Namun, masalah penting, seperti pelecehan seksual, harus segera dilaporkan, terlepas dari seberapa sibuk atasan Anda.

  • Untuk berita yang tidak terlalu mendesak, Anda dapat memilih waktu ketika Anda tahu orang tersebut akan berada dalam suasana hati yang baik, karena berita buruk tidak akan datang begitu saja.
  • Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Saya memiliki sesuatu yang ingin saya diskusikan dengan Anda. Apakah sekarang saat yang tepat?" Sebutkan juga berapa lama menurut Anda.
  • Anda pasti tidak ingin menangkap bos Anda saat mereka mencoba keluar dari pintu atau berlari ke bawah untuk makan siang.
  • Anda juga dapat mengirim email yang menanyakan tentang waktu yang tepat jika itu lebih merupakan gaya bos Anda.
Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 3
Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 3

Langkah 3. Langsung ke intinya

Mencoba untuk melunakkan pukulan dengan retorika tidak akan membantu. Langsung saja ke intinya. Bos Anda sibuk, dan kebanyakan orang sibuk lebih menyukai keterusterangan, karena membutuhkan lebih sedikit waktu dan mereka tidak perlu menebak apa yang Anda maksud. Oleh karena itu, buatlah pernyataan singkat untuk membuka percakapan.

  • Misalnya, Anda dapat menggunakan pernyataan seperti, "Saya memiliki beberapa masalah dengan baris baru." Ungkapan pernyataan seperti itu mencerminkan kepemilikan dan penerimaan tanggung jawab. Jika Anda menyalahkan orang lain, Anda mungkin dianggap sebagai pengungkap fakta atau tikus perusahaan.
  • Di sisi lain, jika Anda tahu bos Anda suka basa-basi, itu bisa membantu melunakkan pukulan untuk mengobrol sedikit terlebih dahulu.
Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 4
Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 4

Langkah 4. Perhatikan nada suara Anda

Nada Anda mengatur suasana hati. Jika Anda memperlakukan masalah sebagai sesuatu yang dapat diperbaiki dan Anda tetap positif, atasan Anda kemungkinan akan melihatnya seperti itu juga. Namun, jika Anda semua mengalami malapetaka dan kesuraman dan datang dengan postur tertekan, atasan Anda juga akan memahaminya.

Pastikan Anda berdiri tegak, menatap mata atasan Anda, dan berbicara dengan nada suara yang jelas. Itu menunjukkan Anda memiliki kepercayaan diri untuk menyelesaikan masalah

Bagian 2 dari 3: Merinci Masalah

Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 5
Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 5

Langkah 1. Bicarakan masalah secara lebih rinci

Perluas apa yang menurut Anda masalahnya dan bagaimana menurut Anda itu akan memengaruhi perusahaan. Anda juga dapat menjelaskan bagaimana hal itu dapat memengaruhi pekerjaan Anda atau rekan kerja lainnya. Pastikan untuk menawarkan informasi yang spesifik dan terperinci, tetapi juga cobalah untuk membuatnya tetap ringkas. Paragraf yang panjang harus cukup untuk memberikan detail pada sebagian besar masalah, setidaknya pada tahap ini.

  • Bersikaplah seobjektif dan sespesifik mungkin dalam mendeskripsikan masalah.
  • Misalnya, jangan katakan, "Baris baru tidak berjalan dengan baik dengan kelompok uji kami."
  • Alih-alih, lebih spesifik dengan mengatakan sesuatu seperti, "80 persen pengguna yang kami uji menganggap produk itu berguna, tetapi hampir semua mengatakan mereka tidak menyukai penampilannya."
Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 6
Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 6

Langkah 2. Bersiaplah untuk menjelaskan alasannya

Entah itu masalah Anda atau masalah sistematis, Anda harus bisa berbicara tentang mengapa Anda membawa kabar buruk kepada bos. Pastikan Anda memiliki semua informasi yang Anda butuhkan untuk menjelaskan apa yang terjadi dan bagaimana hal itu terjadi. Jika Anda dapat menunjukkan titik yang tepat bahwa ada sesuatu yang salah, itu lebih baik.

  • Untuk mengetahui alasannya, Anda perlu melakukan penyelidikan terlebih dahulu. Kumpulkan semua informasi yang Anda bisa tentang situasi tersebut dan bicarakan dengan karyawan terkait tentang situasi tersebut.
  • Pastikan untuk memisahkan spekulasi dari fakta ketika dimintai informasi. Namun, spekulasi boleh saja asalkan diidentifikasi seperti itu.
Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 7
Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 7

Langkah 3. Cobalah untuk tidak fokus pada kesalahan

Jika memungkinkan, jangan salahkan penjelasan Anda. Pemimpin dan manajer yang baik selalu menganggap kesalahan atas kegagalan produksi atau proyek, meskipun bawahan mungkin bertanggung jawab. Satu-satunya saat nama karyawan harus muncul dalam percakapan dengan atasan adalah untuk memberikan pujian atau ketika seorang karyawan melanggar kebijakan perusahaan.

Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 8
Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 8

Langkah 4. Biarkan bos Anda curhat

Bos Anda mungkin menganggap berita itu menjengkelkan, dan jika itu masalahnya, beri mereka kesempatan untuk mengungkapkannya. Melampiaskan frustrasi dapat membantu, dan itu memberi mereka kesempatan untuk mencari tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya. Namun, jangan mengambil apa pun yang dikatakan bos Anda secara pribadi. Ini sering bukan tentang Anda.

Membiarkan bos Anda melampiaskan masalahnya tidak sama dengan membiarkan mereka meneriaki Anda. Artinya, jika Anda merasa bos Anda melampiaskan kemarahannya kepada Anda, seperti meneriakkan kata-kata kotor, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, "Saya melihat masalah ini membuat Anda kesal, tetapi saya akan menghargainya jika kita dapat membahas masalah ini lebih lanjut. dengan tenang. Aku bisa kembali lagi nanti jika perlu."

Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 9
Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 9

Langkah 5. Tetap tenang

Anda harus tenang saat menyampaikan berita, tetapi Anda juga harus tetap tenang meskipun atasan Anda mulai marah. Jika Anda mulai marah dan kesal, Anda hanya akan memperburuk situasi, dan kemudian Anda berdua akan menjadi lebih stres. Anda tidak ingin membuat bos Anda lebih stres. Itu resep untuk bencana.

Jika Anda merasa diri Anda mulai marah, berhentilah sejenak untuk mengambil napas dalam-dalam dan menenangkan diri. Ingatkan diri Anda bahwa Anda harus tetap tenang apa pun yang terjadi

Bagian 3 dari 3: Mempresentasikan Solusinya

Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 10
Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 10

Langkah 1. Siapkan solusi

Tentu saja, Anda tidak perlu memperbaiki masalahnya, meskipun bisa jadi bagus jika Anda memilikinya. Namun, memiliki gagasan tentang bagaimana masalah dapat diperbaiki atau bahkan beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya dapat membantu memperlancar air.

  • Misalnya, setelah Anda menyampaikan kabar buruk, Anda dapat mengatakan, "Nah, inilah yang menurut saya dapat kita lakukan untuk memperbaiki masalah ini. Saya rasa kita perlu menunda produksi dan kembali ke papan gambar dengan gaya. Saya juga berpikir kita perlu membawa beberapa orang baru dalam desain."
  • Jika Anda belum memiliki solusi, beri tahu atasan Anda bahwa Anda sedang mengerjakannya (dan menindaklanjutinya).
  • Karyawan yang baik mengenali masalah yang berada dalam tanggung jawab mereka untuk dipecahkan dan mana yang tidak.
  • Misalnya, jika dampak masalah meluas ke pihak eksternal kelompok kerja (departemen lain, pelanggan, hukum), sebagian besar atasan ingin tahu sesegera mungkin untuk meminimalkan komplikasi dan konflik.
Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 11
Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 11

Langkah 2. Bersiaplah untuk berbicara tentang bagaimana solusi tersebut akan mempengaruhi perusahaan

Tidak cukup hanya memiliki solusi. Anda juga harus bisa mendiskusikan solusi apa yang akan membebani perusahaan, baik dari segi persediaan maupun waktu perusahaan. Juga bicarakan mengapa menurut Anda solusinya akan efektif dan bagaimana itu bisa mengubah masalah menjadi lebih baik.

  • Berfokuslah untuk memberikan objektivitas, kejelasan, dan kelengkapan saat menjelaskan solusi Anda dan bagaimana solusi tersebut akan menyelesaikan masalah.
  • Anda dapat menyajikannya dengan cara ini: "Saya pikir membawa orang baru akan membantu mengguncang departemen gaya, yang pada gilirannya dapat membantu mengawinkan gaya tradisional kita dengan sesuatu yang lebih inovatif. Sementara menghentikan produksi akan merugikan perusahaan sekitar $200.000, saya pikir bahwa itu adalah pilihan terbaik untuk memproduksi lini yang akan diterima oleh publik. Ditambah lagi, kami sekarang memiliki umpan balik dari kelompok belajar untuk dibawa kembali ke desain."
Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 12
Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 12

Langkah 3. Tekankan hal-hal yang baik

Bahkan jika solusi tersebut akan merugikan perusahaan, penting untuk mendiskusikan bagaimana perusahaan akan mendapatkan keuntungan darinya. Fokus pada manfaat tersebut ketika Anda mempresentasikan solusi Anda kepada atasan Anda, karena mereka ingin mendengar apa intinya tentang bagaimana perusahaan dapat menjadi yang teratas.

Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Pada akhirnya, saya pikir pembenahan gaya untuk lini baru kami akan sangat menguntungkan perusahaan. Produknya kokoh, dan grup fokus merespons fungsionalitas dengan baik. Faktanya, banyak yang berkomentar tentang bagaimana baik itu berhasil, terlepas dari kenyataan bahwa mereka tidak menyukai tampilannya. Dengan meluangkan waktu yang tepat untuk fokus pada gaya, kami akan mengeluarkan produk yang sesuai dengan citra merek kami dan itu akan menarik kepada pelanggan baik karena fungsionalitas dan keindahannya."

Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 13
Sampaikan Berita Terkait Pekerjaan Buruk kepada Supervisor Anda Langkah 13

Langkah 4. Tawarkan permintaan maaf

Anda tidak ingin benar-benar jatuh cinta pada diri sendiri dengan permintaan maaf. Namun, jika Anda yang harus disalahkan dalam situasi tersebut, Anda dapat meminta maaf kepada atasan Anda atas peran yang Anda mainkan. Pastikan untuk membuat permintaan maaf Anda singkat, profesional, dan langsung ke intinya.

  • Hati-hati dengan permintaan maaf. Kesalahan adalah alat pembelajaran, dan lebih baik untuk mengungkapkan apa yang telah Anda pelajari dari instance dan dapat diterapkan di masa mendatang.
  • Sebagian besar masalah muncul dari kombinasi keadaan, bukan karena kegagalan satu orang. Akibatnya, tidak perlu menerima kesalahan di tempat yang tidak pantas.

Langkah 5. Konfirmasikan tindakan sebelum melanjutkan

Setelah pertemuan, pastikan atasan Anda setuju dengan Anda tentang langkah-langkah yang perlu diambil. Ini benar apakah langkah-langkah itu adalah ide Anda atau mereka. Dapatkan setidaknya konfirmasi lisan bahwa mereka setuju dengan solusi yang diusulkan. Jika diharuskan oleh kebijakan perusahaan, minta mereka menandatangani solusi Anda.

Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 14
Sampaikan Berita Buruk Terkait Pekerjaan kepada Supervisor Anda Langkah 14

Langkah 6. Dokumentasikan bagaimana Anda akan menindaklanjuti

Bicaralah dengan atasan Anda tentang ide atau umpan balik yang mereka miliki tentang situasi tersebut. Setelah Anda mengambil keputusan atau setidaknya cara untuk bergerak maju, pastikan Anda memberi tahu atasan Anda bagaimana Anda akan melanjutkan.

Direkomendasikan: