Cara Mudah Menulis Surat Edaran: 12 Langkah (Dengan Gambar)

Daftar Isi:

Cara Mudah Menulis Surat Edaran: 12 Langkah (Dengan Gambar)
Cara Mudah Menulis Surat Edaran: 12 Langkah (Dengan Gambar)

Video: Cara Mudah Menulis Surat Edaran: 12 Langkah (Dengan Gambar)

Video: Cara Mudah Menulis Surat Edaran: 12 Langkah (Dengan Gambar)
Video: CARA MENULIS KUTIPAN JURNAL / BUKU KE DALAM SKRIPSI - Tips Skripsi 2024, Maret
Anonim

Menulis surat edaran yang tidak diminta adalah cara yang bagus untuk menyampaikan informasi kepada sekelompok besar orang sekaligus. Ini paling sering digunakan untuk mendapatkan info tentang barang atau jasa yang ingin diiklankan. Namun, itu juga dapat digunakan untuk alasan non-bisnis, seperti untuk menyebarkan informasi tentang pertemuan komunitas atau tentang perubahan dalam hidup Anda. Untuk menulisnya sendiri, Anda harus mulai dengan memutuskan topik dan poin pendukung Anda. Dengan ini di tangan, Anda dapat dengan mudah menguraikan dan kemudian menyusun surat Anda. Untuk menyelesaikannya, Anda hanya perlu membacanya sekali lagi untuk kesalahan ketik dan memastikan bahwa surat tersebut memberikan semua informasi yang Anda inginkan.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Menulis Pendahuluan Anda

Menulis Surat Edaran Langkah 1
Menulis Surat Edaran Langkah 1

Langkah 1. Putuskan kepada siapa surat Anda harus ditulis

Saat menulis surat edaran, penting untuk mempertimbangkan audiens tertentu. Mengetahui siapa audiens Anda sejak awal akan membantu Anda membuat surat yang jelas dan efektif yang disesuaikan secara khusus untuk mereka.

Tulis Surat Edaran Langkah 2
Tulis Surat Edaran Langkah 2

Langkah 2. Tulis salam pengantar

Mulailah dengan salam umum, seperti "Investor yang Terhormat" atau "Halo Pelanggan yang Terhormat." Salam sederhana ini menentukan nada untuk surat itu dan menunjukkan bahwa Anda adalah seorang profesional.

  • Untuk surat edaran yang ditujukan kepada banyak orang, Anda tidak dapat menggunakan sapaan pribadi yang umum, seperti “Dear Jane Smith.” Sebaliknya, Anda harus menggunakan bahasa yang sangat umum sambil tetap ramah dan menarik.
  • Anda dapat mencoba sapaan hangat, seperti "Pelanggan yang Terhormat," atau "Rekan yang Terhormat," atau sapaan sederhana, seperti "Anggota Komunitas yang Terhormat."
Tulis Surat Edaran Langkah 3
Tulis Surat Edaran Langkah 3

Langkah 3. Berikan penjelasan singkat tentang siapa Anda

Informasi ini harus mencakup posisi profesional Anda, apakah itu berkaitan dengan surat itu, dan bagaimana Anda terhubung dengan pembaca. Ini memberi pembaca konteks tentang mengapa Anda menulis kepada mereka, dan dengan demikian memberi tahu mereka mengapa mereka harus terus membaca.

Misalnya, jika Anda memiliki bisnis katering dan Anda menulis surat kepada klien sebelumnya, tulis, "Nama saya Erin Smith dan saya pemilik Catering Plus. Saya menulis surat kepada Anda hari ini karena saya bersyukur memiliki Anda sebagai pelanggan di masa lalu."

Tip:

Bahkan jika Anda berpikir bahwa semua orang yang membaca surat itu sudah tahu siapa Anda, memberi mereka penjelasan singkat tentang posisi Anda memberikan konteks mengapa Anda menulis surat kepada mereka.

Bagian 2 dari 3: Menyusun Isi Surat Anda

Tulis Surat Edaran Langkah 4
Tulis Surat Edaran Langkah 4

Langkah 1. Beritahu pembaca Anda tentang topik utama Anda di paragraf pertama

Saat menulis surat edaran, penting untuk memberi tahu pembaca maksud Anda dengan lebih cepat. Alih-alih bertele-tele, beri tahu pembaca apa yang Anda ingin mereka ketahui segera. Ini akan memastikan bahwa meskipun mereka tidak terus membaca, mereka mendapatkan gambaran umum.

  • Apakah Anda menulis untuk mempromosikan penjualan? Apakah Anda menulis untuk memberi tahu orang-orang tentang peluang investasi? Apa pun pesan utamanya, jelaskan di awal.
  • Misalnya, jika Anda ingin pembaca membeli produk Anda, katakan sesuatu seperti, "Saya menulis hari ini karena saya memiliki produk baru yang bagus yang menurut saya mungkin berguna bagi Anda."

Tip:

Inti dari surat edaran tidak boleh berbelit-belit. Semakin jelas dan sederhana poin Anda, semakin besar kemungkinan orang untuk memahami poin tersebut bahkan dengan pemindaian cepat surat Anda.

Tulis Surat Edaran Langkah 5
Tulis Surat Edaran Langkah 5

Langkah 2. Buatlah daftar poin-poin pendukung Anda sehingga Anda dapat merujuknya saat Anda menulis

Memiliki poin atau ide tambahan yang ingin Anda ungkapkan dalam surat yang ditulis dalam daftar dapat membantu Anda tetap pada pesan saat Anda menulis isi surat. Buat poin-poin dari semua yang ingin Anda sertakan dalam surat sehingga Anda dapat mengingat untuk memasukkan semuanya dan mencoretnya saat Anda telah memasukkannya.

Misalnya, jika Anda menulis tentang obral pada produk yang Anda jual, poin-poin yang mungkin Anda cantumkan mencakup harga obral atau persentase diskon, berapa lama obral akan berjalan, dan cara menghubungi Anda untuk membeli produk

Menulis Surat Edaran Langkah 6
Menulis Surat Edaran Langkah 6

Langkah 3. Berikan informasi pendukung dalam 1 atau 2 paragraf inti

Setiap paragraf Anda harus difokuskan untuk mendukung keseluruhan poin Anda. Beri tahu pembaca detail tentang mengapa mereka membutuhkan produk Anda, mengapa mereka harus melakukan apa yang Anda minta, atau mengapa perubahan terjadi di perusahaan Anda. Ini harus berupa paragraf pendek dan jelas yang berfungsi untuk menopang titik sentral surat Anda.

  • Misalnya, jika surat Anda tentang penjualan yang dimiliki bisnis Anda, buat satu paragraf tentang apa yang sebenarnya sedang dijual. Mulailah paragraf dengan menulis, "Biarkan saya memberi tahu Anda sedikit tentang produk ini sehingga Anda mengerti betapa hebatnya yang kami tawarkan."
  • Paragraf lain mungkin tentang mengapa penawaran Anda sangat bagus. Anda dapat memulai paragraf ini dengan memberi tahu calon pelanggan Anda, "Kami menawarkan penawaran yang bagus untuk produk ini karena kami menghargai Anda sebagai pelanggan dan kami ingin memberikan penghematan kepada Anda."
  • Jika Anda menulis kepada karyawan perusahaan Anda tentang pindahnya kantor ke gedung baru, satu atau dua paragraf inti harus berisi garis waktu umum untuk perpindahan tersebut dan bagaimana mereka mengharapkan perpindahan tersebut berdampak pada alur kerja mereka. Anda bisa mulai dengan mengatakan, "Seluruh gerakan harus memakan waktu 2 minggu," dan kemudian menjelaskan secara rinci tentang bagaimana waktu itu akan dipecah.
Menulis Surat Edaran Langkah 7
Menulis Surat Edaran Langkah 7

Langkah 4. Tulis paragraf penutup atau pernyataan

Dalam kesimpulan Anda, Anda harus menyatakan kembali poin utama Anda dan berterima kasih kepada pembaca yang telah meluangkan waktu untuk membaca surat Anda. Ini akan mengarahkan poin Anda ke rumah dan menciptakan perasaan yang baik saat pembaca selesai membaca surat Anda.

Misalnya, jika surat edaran Anda memberi tahu pembaca tentang posisi profesional baru Anda, ulangi judul Anda dan mengapa informasi ini penting untuk diketahui pembaca. Anda bisa mengatakan, "Sekali lagi, saya sangat bersyukur sekarang menjadi kepala divisi pemasaran Omniglobal dan saya berharap dengan posisi baru ini saya dapat membangun hubungan baru dan produktif dengan perusahaan Anda."

Bagian 3 dari 3: Mengoreksi dan Mengedit Surat Anda

Tulis Surat Edaran Langkah 8
Tulis Surat Edaran Langkah 8

Langkah 1. Edit panjang surat Anda

Surat edaran harus cukup panjang untuk memberi pembaca semua informasi terkait yang Anda ingin mereka ketahui. Namun, juga harus cukup singkat agar pembaca tidak bosan membacanya. Jika surat itu lebih panjang dari satu halaman, itu perlu dipersingkat. Carilah pengulangan dalam tulisan Anda dan edit itu. Juga, nilai apakah pembaca Anda perlu mengetahui semua detail yang Anda berikan dan ambil beberapa jika tidak.

Mungkin sulit untuk mengedit tulisan Anda sendiri, karena Anda berpikir bahwa semua yang Anda sertakan cukup penting untuk disertakan. Karena itu, pertimbangkan untuk meminta seseorang dengan pandangan baru untuk memeriksa pekerjaan Anda

Tulis Surat Edaran Langkah 9
Tulis Surat Edaran Langkah 9

Langkah 2. Baca surat Anda dan perbaiki kesalahan ketik

Setelah Anda selesai menulis, penting untuk memeriksa pekerjaan Anda untuk mencari kesalahan. Meluangkan waktu untuk melakukan ini akan membantu memastikan bahwa surat Anda tampil secara profesional dan pembaca dapat fokus pada pesan Anda, bukan kesalahan Anda.

Tip:

Jika Anda khawatir tentang kesalahan ketik bahkan setelah memeriksa surat itu sendiri, mintalah teman atau rekan kerja untuk melihatnya juga.

Menulis Surat Edaran Langkah 10
Menulis Surat Edaran Langkah 10

Langkah 3. Pastikan Anda merilis informasi resmi

Saat mengirim surat bisnis, penting untuk memberikan informasi yang sangat terbatas. Jangan mengirimkan informasi rahasia atau informasi yang Anda tidak ingin masyarakat umum tahu dalam surat edaran.

Misalnya, jika Anda menulis surat edaran yang ditujukan kepada karyawan tentang perubahan kepemimpinan di perusahaan Anda, dalam banyak kasus Anda tidak ingin menyertakan alasan yang mendasari perubahan tersebut karena dapat berdampak buruk pada perusahaan atau mereka mungkin membuka perusahaan untuk tuntutan hukum

Tulis Surat Edaran Langkah 11
Tulis Surat Edaran Langkah 11

Langkah 4. Format surat Anda

Surat Anda harus memiliki format bisnis yang mencantumkan nama bisnis Anda dan alamatnya di bagian atas, biasanya di tengah. Jika Anda memiliki tajuk bisnis, itu dapat melayani tujuan ini. Anda juga harus menyertakan tanggal di sisi kiri atas di atas salam sehingga pembaca tahu apakah surat itu terkini saat mereka membacanya.

Di bagian bawah surat Anda harus menyertakan nama dan informasi kontak Anda, yang biasanya mencakup alamat email dan nomor telepon Anda

Tulis Surat Edaran Langkah 12
Tulis Surat Edaran Langkah 12

Langkah 5. Verifikasi bahwa Anda mengirim surat Anda ke orang yang tepat

Setelah Anda menyelesaikan surat Anda, yang perlu Anda lakukan adalah mengirimkannya. Namun, periksa milis Anda sekali lagi sebelum Anda mengirimnya hanya untuk memastikan bahwa surat itu dikirim ke semua orang yang Anda inginkan dan bahwa alamat yang Anda gunakan sudah benar.

Direkomendasikan: