Cara Mengatur Tanda Terima: 9 Langkah (dengan Gambar)

Daftar Isi:

Cara Mengatur Tanda Terima: 9 Langkah (dengan Gambar)
Cara Mengatur Tanda Terima: 9 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Mengatur Tanda Terima: 9 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Mengatur Tanda Terima: 9 Langkah (dengan Gambar)
Video: 3 Cara Menghadapi Orang yang Sangat Mengintimidasi 2024, Maret
Anonim

Mengatur kuitansi bisa tampak seperti tugas yang menakutkan, terutama jika Anda memiliki slip kertas yang tergeletak di seluruh rumah Anda. Meskipun tidak ada cara yang benar atau salah untuk mengurutkan tanda terima Anda, Anda dapat mencoba bereksperimen dengan metode organisasi yang berbeda untuk melihat mana yang paling sesuai dengan rumah tangga atau kantor Anda. Jika Anda suka memegang kuitansi kertas, kumpulkan dan urutkan dalam satu area. Jika Anda lebih suka menyortir dan mengakses slip Anda dengan lebih mudah, gunakan komputer atau ponsel cerdas untuk mengaturnya.

Langkah

Metode 1 dari 2: Mengumpulkan Kwitansi Kertas

Atur Penerimaan Langkah 1
Atur Penerimaan Langkah 1

Langkah 1. Periksa kwitansi Anda secara teratur agar tidak menumpuk

Setiap minggu atau setiap bulan, urutkan kwitansi Anda dan buang yang tidak Anda perlukan. Sebagai aturan umum, simpan tagihan medis, laporan kartu kredit, laporan bank, dan tagihan umum lainnya selama sekitar 1 tahun.

Aturan ini tidak berlaku untuk file penting seperti pengembalian pajak, laporan rekening, dan pengajuan pinjaman. Simpan ini di tangan

Atur Penerimaan Langkah 2
Atur Penerimaan Langkah 2

Langkah 2. Simpan tanda terima Anda di map atau lemari arsip

Jika Anda tidak memiliki banyak kwitansi, simpan dalam map. Isi binder dengan pelindung lembaran, lalu geser tanda terima ke dalam pelindung. Jika Anda memiliki banyak kwitansi, lemari arsip adalah solusi penyimpanan yang lebih baik,

  • Untuk menambahkan lapisan organisasi tambahan, gunakan pembagi tab berlabel untuk menyortir dan mengatur tanda terima Anda dengan lebih baik.
  • Jika rumah tangga Anda kecil, 1 banding 1 12 dalam (2,5 hingga 3,8 cm) pengikat akan bekerja dengan baik. Namun, jika Anda bekerja untuk bisnis, pengikat 3 inci (7,6 cm) mungkin lebih baik.
  • Menggunakan pembagi berlabel memungkinkan Anda mengatur tanda terima berdasarkan kategori, tanggal, atau nama.
Atur Tanda Terima Langkah 3
Atur Tanda Terima Langkah 3

Langkah 3. Urutkan kwitansi Anda secara kronologis untuk melacak pengeluaran Anda

Gunakan sistem pelabelan yang membantu Anda membaca dengan teliti tanda terima Anda berdasarkan tanggal. Beri label pada pembagi tab atau folder Anda dengan penambahan waktu yang berbeda, sehingga Anda dapat mengakses tanda terima tertentu dengan lebih mudah. Coba urutkan file Anda berdasarkan tahun jika Anda tidak memiliki banyak tanda terima, atau jika Anda adalah anggota rumah tangga kecil. Jika Anda mengelola bisnis atau organisasi besar, Anda mungkin perlu mengatur tanda terima berdasarkan bulan atau minggu.

Misalnya, jika Anda menggunakan pengikat untuk mengatur tanda terima, Anda dapat mengatur pembagi tab menurut tahun. Jika Anda menggunakan lemari arsip, Anda dapat menggunakan folder individual untuk mewakili setiap bulan dalam setahun

Atur Tanda Terima Langkah 4
Atur Tanda Terima Langkah 4

Langkah 4. Atur kwitansi Anda berdasarkan kategori untuk melihat berapa banyak yang Anda belanjakan untuk apa

Sebelum menempatkan kuitansi lama Anda ke dalam pelindung lembaran atau folder, urutkan slip Anda ke dalam tumpukan yang berbeda sehingga Anda bisa mengetahui berapa banyak yang Anda belanjakan untuk barang-barang tertentu. Setelah Anda menyortir file Anda, atur dan distribusikan tanda terima ke lokasi yang tepat.

  • Misalnya, jika Anda mencatat pengeluaran rumah tangga, Anda dapat mengurutkan kwitansi Anda ke dalam kategori seperti bahan makanan, uang bensin, pakaian, dan kebutuhan lainnya.
  • Jika Anda mengelola bisnis yang lebih besar, Anda dapat mengurutkan tanda terima berdasarkan perbankan, rekening kredit, dan pembayaran asuransi.
Atur Tanda Terima Langkah 5
Atur Tanda Terima Langkah 5

Langkah 5. Atur tanda terima Anda dengan nama jika Anda menyukai hal-hal dalam urutan abjad

Pilih kategori atau grup berbeda yang akan digunakan untuk sistem pengarsipan Anda yang masuk akal bagi Anda. Jika Anda berasal dari keluarga besar atau bekerja untuk bisnis, Anda mungkin lebih mudah menyortir kuitansi berdasarkan nama anggota rumah tangga atau rekan kerja Anda.

Urutkan tanda terima dalam urutan abjad dalam folder yang lebih besar. Misalnya, jika Anda memiliki kategori yang disebut "Pengeluaran Makanan", Anda dapat mengurutkan tanda terima seperti ini: Applebees, Bob's Bakery, Burger King, dll

Metode 2 dari 2: Mengunggah Tanda Terima Anda Secara Digital

Atur Tanda Terima Langkah 6
Atur Tanda Terima Langkah 6

Langkah 1. Pindai kwitansi lama Anda sehingga Anda dapat mendaur ulang slip tersebut

Investasikan dalam pemindai kecil yang dapat Anda gunakan untuk menjalankan kwitansi lama Anda. Buat pusat operasi di dekat komputer atau laptop Anda, lalu dedikasikan sebagian waktu setiap minggu atau bulan untuk memindai dan mengunggah tanda terima Anda ke antarmuka digital. Jangan membuang kuitansi kertas apa pun sampai Anda berhasil memindainya ke komputer atau laptop Anda.

  • Jika Anda tidak memiliki pemindai, unduh aplikasi pemindaian ke ponsel Anda. Gunakan aplikasi ini untuk memindai gambar tanda terima segera setelah Anda menerimanya. Beberapa aplikasi hebat di pasaran adalah Scannable, Scanner Pro, CamScanner, dan Genius.
  • Untuk akses dan pengambilan yang lebih mudah, coba ubah semua pindaian Anda menjadi format file PDF.
Atur Tanda Terima Langkah 7
Atur Tanda Terima Langkah 7

Langkah 2. Urutkan pindaian Anda ke dalam folder dan subfolder digital

Buat folder digital dengan judul yang jelas dan efisien. Jika Anda memiliki sistem pengarsipan kronologis, buat folder yang diberi label berdasarkan bulan atau tahun. Jika Anda memiliki sistem pengarsipan abjad, pertimbangkan untuk membuat folder berdasarkan surat. Di dalam folder besar ini, buat subfolder yang lebih spesifik yang dapat membantu Anda mengatur dan mengkategorikan tanda terima secara lebih rinci.

  • Misalnya, jika Anda menggunakan sistem pengarsipan kategoris, beri label pada salah satu folder Anda sebagai "Bahan makanan". Di dalam folder ini, buat subfolder yang berhubungan dengan toko yang berbeda.
  • Jika Anda menggunakan sistem pengarsipan kronologis, Anda dapat memiliki folder berlabel “2020”, kemudian memiliki subfolder berlabel Januari, Februari, dan seterusnya.
Atur Tanda Terima Langkah 8
Atur Tanda Terima Langkah 8

Langkah 3. Beri label file Anda berdasarkan tanggal sehingga Anda dapat mengaksesnya dengan cepat

Pikirkan singkatan yang efisien yang akan memudahkan Anda menemukan dan merujuk tanda terima nanti. Jika Anda lebih suka sistem pengarsipan kronologis, cantumkan tahun, diikuti dengan tanggal spesifik. Jika Anda menyukai pengarsipan kategoris, Anda dapat memberi label tanda terima dengan nama toko dan tanggal pembelian. Bereksperimenlah dengan nama label yang berbeda sampai Anda menemukan sistem yang paling cocok untuk Anda dan rumah tangga Anda.

  • Misalnya, Anda dapat memberi label pada file individual seperti: “Jan_04_2019” atau Anda dapat mencoba sesuatu seperti “Supermarket_Jan_04.”
  • Jika Anda lebih suka sistem pengarsipan kategoris atau abjad, Anda bisa memberi label folder Anda sebagai "Albertson Grocery Run 1/14" atau yang serupa.
  • Beberapa komputer memungkinkan Anda memberi label dan memberi tag pada file berdasarkan warna. Jika komputer atau laptop Anda memiliki fitur ini, coba gunakan untuk menyortir kwitansi Anda dengan lebih baik. Misalnya, Anda dapat memberi label tanda terima belanjaan Anda dengan label hijau dan tanda terima bensin Anda dengan label biru.
Atur Tanda Terima Langkah 9
Atur Tanda Terima Langkah 9

Langkah 4. Buat cadangan di komputer Anda untuk melindungi dan mengamankan pindaian Anda

Ambil stik USB kosong dan masukkan ke komputer atau laptop Anda. Gunakan kursor Anda untuk menyalin dan menempelkan file tanda terima dari komputer ke stik penyimpanan. Coba perbarui stik penyimpanan ini setiap beberapa bulan sehingga Anda memiliki cadangan penerimaan terbaru.

Hard drive eksternal juga dapat berfungsi untuk ini

Variasi:

Unduh aplikasi pemindaian tanda terima jika Anda tidak ingin menggunakan komputer Anda. Cari aplikasi seluler yang memiliki fitur pemindaian dan memungkinkan Anda menyimpan tanda terima yang diunggah di dalam aplikasi. Dengan sistem jenis ini, Anda dapat memindai dan mengurutkan tanda terima saat bepergian. Beberapa aplikasi pemindai tanda terima yang populer adalah Expensify, ABUKAI Expenses, Quickbook, Receipts by Wave, dan Certify Expense.

Direkomendasikan: