Cara Mendaftar untuk Sertifikasi ISO

Daftar Isi:

Cara Mendaftar untuk Sertifikasi ISO
Cara Mendaftar untuk Sertifikasi ISO

Video: Cara Mendaftar untuk Sertifikasi ISO

Video: Cara Mendaftar untuk Sertifikasi ISO
Video: Cara Mendapatkan 100 Customer Pertama Anda 2024, Maret
Anonim

Memiliki perusahaan atau produk Anda yang disertifikasi oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) memberi sinyal kepada konsumen bahwa layanan yang Anda berikan aman, efisien, dan andal. Setelah Anda menyusun analisis Sistem Manajemen Mutu yang komprehensif, jadwalkan audit dengan pencatat dari badan sertifikasi eksternal yang terakreditasi. Pencatat akan menentukan apakah kebijakan dan prosedur perusahaan Anda sesuai dengan standar ketat ISO. Jika Anda berhasil lulus audit, Anda akan menerima sertifikat dari ISO yang menyatakan bahwa Anda telah memenuhi persyaratan untuk sertifikasi.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Mengembangkan Sistem Manajemen Mutu

Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 1
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 1

Langkah 1. Tunjuk supervisor proyek

Pilih seseorang dalam perusahaan Anda untuk mengawasi tugas menciptakan Sistem Manajemen Mutu. Ini pada dasarnya adalah kumpulan dokumen yang merinci cara perusahaan Anda menjalankan operasinya. Karena menyusun analisis kompleks semacam itu akan membutuhkan pemahaman menyeluruh tentang kebijakan bisnis dan struktur internal, hanya karyawan yang paling berpengalaman yang harus dipertimbangkan untuk pekerjaan itu.

  • Seorang manajer, kepala departemen, atau direktur operasi akan menjadi salah satu karyawan yang paling memenuhi syarat untuk menciptakan Sistem Manajemen Mutu yang terfokus.
  • Jika Anda adalah petugas pengendali untuk perusahaan Anda, Anda mungkin lebih nyaman mengambil tanggung jawab sendiri.
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 2
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 2

Langkah 2. Dokumentasikan praktik unik perusahaan Anda

Selama fase ini, Anda akan menguraikan setiap karakteristik bisnis atau produk Anda secara tertulis. Analisis Sistem Manajemen Mutu Anda mungkin mencakup perincian seperti pernyataan misi perusahaan Anda, informasi tentang kebijakan dan prosedur khusus, dan daftar standar negara bagian dan federal yang sesuai dengan operasi Anda.

  • Pikirkan Sistem Manajemen Mutu Anda sebagai gambaran menyeluruh tentang apa yang ingin dicapai perusahaan Anda dengan produk, layanan, atau model bisnis tertentu, dan langkah-langkah tepat yang mereka ikuti untuk mencapainya.
  • Jika Anda mencari sertifikasi untuk suatu produk, tujuan analisis Anda adalah untuk menjelaskan desain dan bahan produk, sistem produksi perusahaan Anda, dan proses penilaian kualitas internal perusahaan Anda.
  • Ini adalah langkah yang paling menuntut dalam mengamankan sertifikasi ISO, jadi luangkan waktu Anda untuk memastikan dokumentasi Anda teliti.
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 3
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 3

Langkah 3. Lakukan audit internal

Tetapkan karyawan yang memenuhi syarat untuk membandingkan informasi yang tercantum dalam analisis Sistem Manajemen Mutu Anda dengan operasi perusahaan sehari-hari. Secara khusus, mereka harus melihat bahwa prosedur Anda memenuhi peraturan industri dan standar perusahaan. Jika Anda berharap untuk mendapatkan sertifikasi ISO, penting bahwa setiap aspek produksi atau layanan dilakukan dengan cara yang dijelaskan.

  • Instruksikan auditor internal Anda untuk mengawasi ketidakkonsistenan antara dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Anda dan cara pelaksanaannya.
  • Sebutkan seseorang selain supervisor proyek untuk peran auditor. Ini akan membantu memastikan ketidakberpihakan dan mengurangi kemungkinan kesenjangan potensial yang tidak diperhatikan.
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 4
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 4

Langkah 4. Lakukan perbaikan yang diperlukan dalam praktik Anda

Jika audit internal Anda menemukan beberapa fitur yang tidak sesuai, prioritas utama Anda adalah memperbaikinya sebelum mengirimkan ke audit formal. Dengan menggunakan catatan auditor Anda sebagai panduan, identifikasi area di mana operasi Anda tidak mencapai tujuan yang ditetapkan oleh sistem kualitas Anda. Temukan cara untuk menyelesaikan masalah potensial dalam beberapa minggu dan bulan ke depan.

Memenuhi standar kinerja yang ditargetkan mungkin mengharuskan Anda untuk menerapkan kebijakan baru, mempelajari prosedur yang lebih aman atau lebih efisien, atau melatih kembali karyawan

Bagian 2 dari 3: Memilih Badan Sertifikasi

Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 5
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 5

Langkah 1. Temukan registrar yang memenuhi syarat untuk meninjau operasi Anda

Carilah registrar berlisensi untuk dibawa ke audit eksternal. Telusuri organisasi di wilayah Anda yang mewakili sektor tertentu yang termasuk dalam bisnis Anda. Beberapa pendaftar hanya berurusan dengan rekayasa perangkat lunak, misalnya, sementara yang lain mungkin memenuhi syarat untuk menjamin standar kualitas untuk perangkat medis, produksi gas alam, dan pengelolaan lingkungan.

  • Organisasi ISO hanya menyusun standar industri dan memberikan akreditasi kepada badan sertifikasi independen-tidak benar-benar mengeluarkan sertifikasi.
  • Badan Akreditasi Nasional ANSI-ASQ (ANAB) telah menyusun direktori badan sertifikasi terakreditasi untuk bisnis yang mengajukan audit eksternal.
  • Memilih registrar yang tepat untuk bisnis Anda dapat memakan waktu cukup lama. Mulailah pencarian Anda saat Anda masih mengembangkan dokumentasi Sistem Manajemen Mutu untuk memberi Anda banyak waktu.
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 6
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 6

Langkah 2. Pilih registrar yang memiliki kredensial yang diperlukan

Sertifikasi Anda akan terlihat terbaik berasal dari organisasi yang juga telah membuktikan dirinya untuk memenuhi persyaratan tertentu. Hanya pertimbangkan lembaga sertifikasi yang menggunakan standar Committee on Conformity Assessment (CASCO). Akreditasi independen juga merupakan tanda bahwa badan yang Anda hadapi telah diteliti dan disetujui secara menyeluruh.

Akreditasi adalah nilai tambah utama, tetapi itu bukan keharusan. Seorang registrar mungkin masih berkualifikasi tinggi meskipun mereka tidak ada dalam daftar pemberi sertifikasi terakreditasi

Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 7
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 7

Langkah 3. Buat konsep kontrak aplikasi ISO

Setelah Anda mendapatkan layanan dari registrar, duduklah bersama mereka untuk membahas ketentuan proses audit. Mereka akan membahas berbagai hak dan kewajiban hukum kedua belah pihak dan memberi tahu Anda tentang kebijakan kerahasiaan kewajiban organisasi. Jika Anda puas dengan persyaratan perjanjian, tanda tangani kontrak untuk mengonfirmasi tanggal audit Anda.

Karena kebutuhan akan standar internasional yang ketat secara menyeluruh, mungkin tidak mungkin untuk menegosiasikan persyaratan kontrak aplikasi Anda

Bagian 3 dari 3: Mengajukan Sertifikasi

Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 8
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 8

Langkah 1. Kirim dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Anda untuk pra-penilaian

Pra-penilaian bukanlah langkah wajib dalam proses sertifikasi. Namun, tinjauan pendahuluan akan memberi lembaga sertifikasi kesempatan untuk menunjukkan kesalahan atau kelalaian yang nyata dalam dokumentasi Anda. Menyelesaikan masalah ini sebelum audit formal akan membantu Anda memfokuskan sistem kualitas Anda dan meningkatkan peluang Anda untuk berhasil memenuhi standar sertifikasi ISO.

  • Jika Anda memilih untuk melakukan pra-penilaian, Anda harus memberikan salinan dokumen Sistem Manajemen Mutu Anda yang lengkap dan terbaru kepada lembaga sertifikasi pilihan Anda.
  • Ketahuilah bahwa periode pra-penilaian dapat menambah 2-4 minggu untuk proses sertifikasi.
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 9
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 9

Langkah 2. Lulus audit eksternal

Pada tanggal pembukaan inspeksi Anda, registrar Anda akan duduk bersama personel kunci perusahaan untuk memperkenalkan diri dan membahas proses secara singkat. Mereka kemudian akan mengalihkan perhatian mereka untuk memeriksa operasi perusahaan Anda dan memastikan mereka mematuhi standar yang dirinci dalam Sistem Manajemen Mutu Anda. Bersiaplah untuk menawarkan bantuan Anda dengan cara apa pun yang Anda bisa.

  • Anda atau karyawan Anda mungkin diwawancarai atau dipanggil secara terpisah untuk menjelaskan rincian kebijakan dan prosedur yang penting bagi operasi Anda.
  • Audit yang sebenarnya adalah proses berkelanjutan yang dapat berlangsung dari hari ke minggu. Panjang pastinya akan tergantung pada kompleksitas Sistem Manajemen Mutu Anda dan ukuran serta struktur organisasi perusahaan Anda.
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 10
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 10

Langkah 3. Tinjau laporan audit lengkap Anda

Setelah audit, badan sertifikasi akan mengirimkan laporan audit terperinci melalui surat. Laporan akan meringkas temuan pencatat selama audit dan memberi perhatian Anda pada area di mana praktik perusahaan Anda tidak sesuai dengan standar yang tercantum dalam Sistem Manajemen Mutu Anda (disebut sebagai "ketidaksesuaian.") Pencatat dapat menyebutkan dua jenis yang berbeda masalah-Ketidaksesuaian Kecil dan Ketidaksesuaian Utama.

Pastikan supervisor proyek Anda, auditor internal, dan semua karyawan kunci lainnya hadir saat Anda membahas temuan laporan audit Anda

Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 11
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 11

Langkah 4. Menyerahkan rencana tindakan korektif untuk menyelesaikan Ketidaksesuaian Kecil

Ini adalah dokumen singkat yang menjelaskan sifat masalah dan mengartikulasikan langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaikinya. Tujuan utamanya adalah untuk menunjukkan kepada badan sertifikasi bahwa Anda memahami bagaimana pengawasan gagal memenuhi standar ISO. Sebagian besar Ketidaksesuaian Kecil dapat diselesaikan tanpa perlu pemeriksaan tambahan, dan tidak akan menahan sertifikasi Anda.

Ketidaksesuaian Kecil mengacu pada kesalahan prosedural kecil atau contoh di mana kebijakan dan praktik tidak sejalan, tetapi pada akhirnya tidak memengaruhi kualitas produk atau layanan Anda

Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 12
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 12

Langkah 5. Kencangkan operasi Anda untuk menangani Ketidaksesuaian Utama

Kutipan ini menunjukkan perbedaan mencolok dalam cara model bisnis Anda disusun dan dijalankan. Kembali dari Ketidaksesuaian Utama paling sering melibatkan serangkaian inspeksi lanjutan, bersama dengan biaya yang terkait dengan perbaikan masalah dari dalam. Perusahaan atau produk Anda tidak akan disetujui untuk sertifikasi sampai semua kutipan Ketidaksesuaian Utama telah diperiksa ulang dan disetujui oleh registrar.

  • Ketidaksesuaian Utama juga dapat membuat Anda dikenai denda atau hukuman serupa jika ditemukan melanggar hukum.
  • Jika laporan audit Anda kembali dengan lebih dari satu Ketidaksesuaian Utama yang disorot, Anda mungkin perlu mempertimbangkan kembali konten Sistem Manajemen Mutu Anda untuk menentukan apakah itu layak dalam bentuknya saat ini.
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 13
Terapkan untuk Sertifikasi ISO Langkah 13

Langkah 6. Tunggu sertifikasi ISO Anda

Jika registrar puas dengan temuan mereka, mereka akan melaporkan kembali ke badan sertifikasi dengan rekomendasi agar perusahaan Anda diberikan sertifikasi. Anda kemudian akan dikirimi sertifikat resmi Anda. Dokumen tersebut akan menampilkan tingkat sertifikasi Anda dan standar yang tepat yang Anda temukan untuk mematuhi, bersama dengan stempel resmi dari badan sertifikasi.

  • Mungkin diperlukan waktu 2-3 minggu sampai sertifikat Anda tiba setelah Anda mendapat persetujuan dari badan sertifikasi.
  • Bisnis Anda juga akan ditambahkan ke daftar perusahaan dengan sertifikasi ISO, yang dapat dilihat oleh konsumen serta bisnis lainnya.

Tips

  • Anda tidak perlu mendapatkan sertifikasi ISO agar perusahaan atau produk Anda sukses-itu hanya cara yang berguna bagi konsumen untuk mengenali bisnis yang praktiknya konsisten dengan standar internasional yang dibuat untuk keuntungan mereka sendiri.
  • Saat memberi label pada produk, layanan, atau prosedur setelah menerima sertifikasi ISO Anda, pastikan untuk menyertakan penunjukan numerik dari standar spesifik yang digunakan. Alih-alih hanya menulis, "Bersertifikat ISO," misalnya, Anda akan menulis "Bersertifikat ISO 9001."
  • Pastikan Anda membaca tentang durasi dan ketentuan yang tepat dari sertifikasi Anda untuk melihat apa yang perlu Anda lakukan untuk mempertahankannya.

Direkomendasikan: