Cara Sewa Ruang Kantor: 10 Langkah (dengan Gambar)

Daftar Isi:

Cara Sewa Ruang Kantor: 10 Langkah (dengan Gambar)
Cara Sewa Ruang Kantor: 10 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Sewa Ruang Kantor: 10 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Sewa Ruang Kantor: 10 Langkah (dengan Gambar)
Video: 20 prinsip hidup untuk Sukses dan Bahagia || video Motivasi 2024, Maret
Anonim

Menyewa ruang kantor adalah langkah besar untuk membangun bisnis Anda. Dengan memiliki ruang kantor, Anda menyediakan pelanggan potensial dengan lokasi fisik untuk dikunjungi. Mengetahui apa yang Anda cari di ruang kantor potensial sangat penting saat Anda mulai berbelanja dan meneliti cara menyewa ruang kantor.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Membuat Rencana

Sewa Ruang Kantor Langkah 1
Sewa Ruang Kantor Langkah 1

Langkah 1. Cari tahu berapa banyak ruang yang Anda perlukan

Mempertimbangkan kebutuhan bisnis Anda, cari tahu kira-kira seberapa besar kantor yang Anda butuhkan. Ini akan mempersempit di mana mencarinya saat Anda menjelajahi opsi leasing Anda.

  • Jelas, Anda membutuhkan gambaran kasar tentang jumlah kantor yang Anda butuhkan. Juga pertimbangkan jenis pekerjaan yang akan Anda lakukan dan berapa banyak yang terjadi di kantor itu sendiri. Beberapa kegiatan mungkin memerlukan ruang pribadi yang besar sementara yang lain dapat dilakukan di bilik yang lebih kecil. Jangan lupa untuk mempertimbangkan ruang konferensi dan tempat lain untuk melakukan pertemuan.
  • Pertimbangkan apakah klien akan mengunjungi kantor; jika tidak, Anda akan memiliki biaya yang lebih rendah untuk fasilitas yang lebih sedikit.
  • Bersikaplah realistis saat mempertimbangkan ruang. Bukan ide yang baik untuk menyewa lebih banyak ruang daripada yang Anda butuhkan. Jumlah yang lebih besar dari sumber daya Anda yang terbatas akan digunakan untuk membayar sewa dan Anda tidak ingin membayar untuk ruang yang tidak terpakai. Jika Anda mengantisipasi perluasan, denah lantai yang kokoh dapat membantu menciptakan lingkungan yang lapang bahkan dengan ruang lantai yang terbatas. Anda juga dapat mengerjakan sesuatu dalam sewa yang memungkinkan ekspansi atau relokasi jika bisnis Anda mulai tumbuh.
Sewa Ruang Kantor Langkah 2
Sewa Ruang Kantor Langkah 2

Langkah 2. Buat anggaran

Anda tidak dapat memulai proses penyewaan ruang kantor tanpa terlebih dahulu membuat anggaran. Untuk menemukan daftar dalam kisaran harga Anda, Anda memerlukan pemahaman yang kuat tentang kisaran harga tersebut.

  • Pertimbangkan biaya pemindahan. Jika Anda perlu memindahkan peralatan kantor ke dalam ruangan, Anda mungkin harus membayar untuk layanan pindahan.
  • Pertimbangkan utilitas. Hal-hal seperti gas dan listrik seringkali tidak termasuk dalam sewa ruang kantor. Coba dan perkirakan berapa banyak yang mungkin Anda bayarkan per bulan. Ada yang mengatakan untuk mengalah seharga $ 1,50 per kaki persegi, tetapi ini tergantung pada usia bangunan. Di gedung-gedung tua, Anda mungkin harus membayar lebih. Setelah Anda menemukan beberapa tempat menarik, Anda dapat meminta pemilik untuk mengirimkan laporan tagihan sebelumnya atau memberikan perkiraan biaya utilitas.
  • Anda juga perlu membayar untuk Internet dan telepon. Anda dapat berbicara dengan penyedia untuk menanyakan tentang tarif bulanan. Juga, pastikan untuk menanyakan biaya pemasangan jika Anda memerlukan peralatan tambahan, seperti soket telepon, yang dipasang di kantor Anda.
  • Anda perlu membayar asuransi untuk ruang kantor yang Anda sewa. Kebanyakan tuan tanah mengharuskan penyewa membayar jumlah tertentu untuk asuransi per bulan. Cobalah untuk mengetahui rata-rata biaya asuransi di daerah tersebut.
  • Biaya pemeliharaan dan kebersihan juga harus dipertimbangkan. Tidak semua sewa ruang kantor mencakup masalah pemeliharaan, dan jika Anda ingin menyewa petugas kebersihan, Anda harus mengetahui berapa penghasilan karyawan itu per bulan. Anda mungkin tipe kantor yang lebih mandiri, di mana pembersihan dilakukan oleh staf. Jika demikian, pertimbangkan biaya persediaan.
Sewa Ruang Kantor Langkah 3
Sewa Ruang Kantor Langkah 3

Langkah 3. Pilih area

Anda harus mempersempit pencarian Anda ke area tertentu yang sesuai untuk Anda dan karyawan Anda. Miliki area yang dipilih sebelum Anda mulai melihat-lihat daftar.

  • Ada tiga faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih lokasi - klien Anda, karyawan Anda, dan harga. Pastikan Anda memilih tempat yang mudah diakses oleh calon klien, tidak merepotkan siapa pun yang bekerja untuk Anda, dan masih dalam kisaran harga Anda.
  • Kenyamanan pelanggan dan pola lalu lintas harus menjadi perhatian terbesar Anda, karena pelanggan mendatangkan pendapatan. Temukan area yang mudah dicapai dengan mengemudi atau melalui transportasi umum dan tidak terlalu jauh atau sulit ditemukan.
  • Pastikan Anda menemukan lingkungan yang relatif aman dengan tingkat kejahatan yang rendah.
  • Juga, orang cenderung berduyun-duyun ke daerah di mana banyak hal terjadi. Jika Anda ingin menarik pelanggan, bidik tempat dengan kedai kopi, restoran, bar, dan tempat lain yang menarik banyak orang. Ini bukan faktor penting jika Anda hanya menggunakan ruang sebagai kantor.

Bagian 2 dari 3: Menemukan Ruang Anda

Sewa Ruang Kantor Langkah 4
Sewa Ruang Kantor Langkah 4

Langkah 1. Biasakan diri Anda dengan berbagai kelas kantor

Bangunan dipecah menjadi sistem kelas yang terkait dengan kualitasnya. Penunjukan kelas bangunan dapat memberi Anda gambaran apakah Anda akan mempertimbangkan untuk menyewa ruang itu atau tidak.

  • Kelas A adalah kelas jabatan tertinggi. Ini umumnya adalah bangunan mahal dengan arsitektur dan fasilitas yang dirancang untuk mengesankan klien kelas atas. Bangunan Kelas A biasanya hanya berumur 1 sampai 2 tahun, beroperasi 24 jam, dan termasuk perlengkapan mewah seperti elevator mewah. Jika Anda menargetkan klien berpenghasilan tinggi, gedung Kelas A mungkin bernilai investasi. Jika tidak, bidik lebih rendah. Untuk bisnis rata-rata, gedung Kelas A tidak memiliki banyak keunggulan dibandingkan kantor kelas bawah.
  • Bangunan Kelas B terdiri dari dua tipe. Tipe pertama adalah kantor Kelas A yang baru saja diturunkan. Ini biasanya karena alasan kecil, seperti bangunan yang menunjukkan tanda-tanda usia dan keausan atau nilai pasar yang berfluktuasi. Tipe kedua dari bangunan B-grade adalah struktur yang dibangun khusus untuk menampung ruang kantor. Kedua jenis bangunan Kelas B ini pada umumnya sama fungsionalnya dengan bangunan kelas A tetapi hanya lebih tua dan kurang mewah.
  • Bangunan Kelas C adalah bangunan A/B yang diturunkan. Ini biasanya karena usia. Jika sebuah bangunan berusia lebih dari 5 tahun, misalnya, mungkin akan diturunkan ke Kelas C. Bangunan Kelas C sama fungsionalnya dengan tipe lain tetapi mungkin tidak terlihat bagus dan beberapa teknologi mungkin ketinggalan zaman. Bangunan Kelas C bisa menjadi investasi yang bagus karena harganya jauh lebih murah, tetapi Anda mungkin harus memperhitungkan kemungkinan biaya renovasi. Anda juga perlu mempertimbangkan estetika. Anda tidak ingin menyewa kantor yang terlihat rusak karena dapat menunda klien.
  • Saat melihat-lihat bangunan, lihat apakah mereka dilengkapi atau tidak. Jika sebuah bangunan tidak mencakup fasilitas dasar seperti meja, konter, dan bilik, Anda perlu memperhitungkan biaya itu saat membuat keputusan tentang penyewaan. Sebagian besar bangunan tidak dilengkapi perabotan kecuali Anda berbicara tentang suite eksekutif.
Sewa Ruang Kantor Langkah 5
Sewa Ruang Kantor Langkah 5

Langkah 2. Temukan ruang yang tersedia untuk disewa

Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang Anda cari, Anda dapat mulai mencari ruang kantor. Ada beberapa rute berbeda yang dapat Anda ambil untuk menemukan properti.

  • Anda dapat pergi melalui broker di daerah Anda untuk menemukan ruang kantor. Seorang broker memiliki keahlian yang tak ternilai dan mungkin dapat menemukan ruang untuk disewakan sebelum mereka secara resmi dipasarkan. Pialang yang berpengalaman akan mengetahui area tersebut dengan baik dan dapat memberi Anda saran yang tepat tentang tempat terbaik untuk disewa, serta mewakili Anda ketika saatnya untuk melakukan transaksi. Pialang bekerja berdasarkan komisi; begitu mereka membantu Anda mengamankan tempat, Anda membayar mereka biaya.
  • Berbagai situs web dapat membantu Anda menemukan bangunan. Craigslist adalah tujuan bagi banyak orang, tetapi ada situs yang dirancang khusus untuk menemukan ruang kantor. Anda dapat mencoba Loopnet.com, yang berspesialisasi dalam real estat komersial. Costar.com adalah situs lain dengan daftar komersial.
Sewa Ruang Kantor Langkah 6
Sewa Ruang Kantor Langkah 6

Langkah 3. Jelajahi ruang dan bekerja untuk mempersempit kemungkinan

Anda sekarang dapat memulai proses tur ruang dan mempersempit pencarian Anda untuk membuat pilihan.

  • Jangan repot-repot ruang tur yang Anda tahu kehabisan anggaran. Pastikan Anda memahami harga per kaki persegi, dengan mempertimbangkan semua faktor termasuk utilitas, internet, telepon, dll. Jika Anda tidak mampu membelinya, lewatkan saja untuk saat ini.
  • Buatlah daftar pro dan kontra dari setiap ruang, dengan mempertimbangkan sejumlah faktor. Seberapa jauh jarak dari transportasi umum? Apakah ada banyak hal yang terjadi di sekitar area tersebut? Apakah aman? Apakah bangunan dalam kualitas yang baik? Bisakah itu memberi Anda semua kebutuhan Anda sebagai bisnis? Jika ada pemecah kesepakatan, seperti tidak ada koneksi wi-fi, Anda dapat dengan mudah menghilangkan tempat tertentu dari daftar Anda.

Bagian 3 dari 3: Menandatangani Sewa

Sewa Ruang Kantor Langkah 7
Sewa Ruang Kantor Langkah 7

Langkah 1. Pertimbangkan faktor-faktor tertentu saat menandatangani sewa

Pastikan Anda mengetahui berbagai persyaratan sewa dan bagaimana faktor-faktor tertentu memengaruhi Anda sebagai penyewa. Anda tidak boleh menandatangani apa pun tanpa sepenuhnya memahami persyaratannya.

  • Model harga bervariasi dari sewa ke sewa. Dengan sewa Triple Net, Anda membayar tarif yang lebih rendah kepada pemilik untuk sewa dan membayar biaya tambahan secara terpisah. Dengan tarif sewa kotor, semua biaya operasional sudah termasuk sewa bulanan. Tarif bruto yang dimodifikasi jatuh di tengah keduanya. Beberapa pengeluaran, seperti biaya untuk komoditas bangunan bersama, bukan merupakan tanggung jawab penyewa, tetapi Anda harus membayar utilitas apa pun yang Anda gunakan.
  • Perhatikan bagian tentang pemeliharaan, pembersihan, dan pembuangan sampah. Pastikan Anda memahami jenis perbaikan apa yang menjadi tanggung jawab Anda secara finansial dan jenis perbaikan apa yang akan ditangani oleh pemilik Anda. Pemeliharaan adalah salah satu penyebab utama perselisihan antara tuan tanah dan penyewa dan Anda ingin menghindari kesalahpahaman.
  • Memperhatikan apa pun mengenai hak pemilik untuk memutuskan sewa. Ketahui kondisi apa yang memberi pemilik hak untuk meminta Anda memindahkan bisnis Anda ke tempat lain. Juga, ketahuilah apa kewajiban pemilik rumah Anda jika terjadi masalah bangunan yang memengaruhi bisnis Anda.
Sewa Ruang Kantor Langkah 8
Sewa Ruang Kantor Langkah 8

Langkah 2. Negosiasikan sewa Anda

Tuan tanah sangat ingin mendapatkan keuntungan dari penyewa dan mungkin meminta lebih dari ruang yang benar-benar layak. Selalu negosiasikan sewa dan jangan puas dengan harga yang diiklankan.

  • Terutama, Anda harus bertujuan untuk menegosiasikan batas kenaikan sewa. Jika bisnis Anda berhasil, Anda mungkin ingin tetap berada di area yang sama dalam jangka panjang. Bertujuan untuk membatasi kenaikan sewa sebesar 2 hingga 3% karena tuan tanah terkadang menaikkan sewa sebanyak 8% setiap tahun.
  • Beri waktu. Negosiasi dengan tuan tanah bisa memakan waktu berminggu-minggu dan orang sering panik dan menerima lebih sedikit. Beri diri Anda waktu yang cukup untuk memastikan semua kebutuhan Anda akan dipenuhi oleh gedung sebelum menandatangani sewa.
  • Jika Anda tidak berpengalaman dalam bisnis atau dunia persewaan, negosiasi bisa jadi rumit. Mungkin lebih baik untuk menyewa broker untuk representasi daripada mencoba untuk berjuang sendiri.
Sewa Ruang Kantor Langkah 9
Sewa Ruang Kantor Langkah 9

Langkah 3. Ambil tindakan pencegahan yang tepat terhadap skenario kasus terburuk

Bahkan jika Anda adalah pemilik bisnis yang bertanggung jawab, keadaan darurat terkadang dapat menyebabkan kemalangan. Selalu bersiaplah untuk yang terburuk saat menandatangani sewa.

  • Berhati-hatilah saat menandatangani jaminan pribadi. Ini adalah dokumen yang menjamin, bahkan jika bisnis runtuh, Anda secara pribadi bertanggung jawab atas pembayaran sewa. Pastikan persyaratan jaminan pribadi Anda adil dan pastikan bahwa jaminan pribadi dapat dibatalkan dalam kebangkrutan pribadi. Juga tambahkan bahasa yang melindungi Anda jika pemiliknya bangkrut atau gagal memenuhi komitmen sewa.
  • Pastikan Anda memiliki hak untuk memberikan sewa kepada orang lain atau menyewakan tempat tersebut. Jika terjadi kegagalan bisnis, Anda tidak perlu membayar sewa secara penuh sendiri. Juga, jika Anda ingin pindah ini dapat meminimalkan biaya.
  • Klausul kematian dan kecacatan merupakan dokumen penting. Ini memastikan bahwa jika Anda meninggal atau menjadi cacat permanen, persyaratan sewa akan berakhir.
Sewa Ruang Kantor Langkah 10
Sewa Ruang Kantor Langkah 10

Langkah 4. Siapkan skenario kasus terbaik

Keadaan yang tidak terduga tidak selalu merupakan hal yang buruk. Bisnis Anda bisa tumbuh lebih cepat dari yang diharapkan dan Anda mungkin melebihi kebutuhan bangunan sebelum masa sewa berakhir. Selain mempersiapkan yang terburuk, bersiaplah untuk yang terbaik.

  • Pastikan ada klausul relokasi/perluasan dalam sewa Anda. Ini akan memberi Anda hak untuk mengakhiri perjanjian yang dibuat dalam sewa jika bisnis Anda perlu pindah. Spesifik bervariasi dan ini dapat dinegosiasikan antara Anda dan pemilik.
  • Hak penolakan pertama memberi Anda hak untuk mengklaim ruang yang berdekatan sebelum dipinjamkan ke penyewa yang berbeda. Pemilik harus memberi tahu Anda jika dia menyewakan kepada orang lain dan Anda berhak meminta tempat itu untuk Anda sendiri.

Tips

  • Perhatikan baik-baik situasi parkir di properti yang akan Anda sewa. Tentukan apakah karyawan dan calon pelanggan Anda akan memiliki akses yang mudah, terutama jika Anda beroperasi di area dengan sedikit transportasi umum.
  • Jika Anda hanya membutuhkan sedikit ruang kantor, Anda mungkin dapat menghemat uang dengan melihat bisnis yang ada yang ingin menyewakan sebagian ruang kantor mereka.

Direkomendasikan: