Miskomunikasi bisa lucu, membuat frustrasi, atau menjengkelkan. Jika Anda ingin mengurangi miskomunikasi, bicaralah dengan jelas dan singkirkan asumsi Anda. Hubungi orang tersebut untuk memastikan Anda memahaminya. Saat berkomunikasi secara elektronik, harus jelas, ringkas, dan informatif. Menjadi pendengar yang baik juga dapat membantu menghindari miskomunikasi. Ketika Anda berusaha keras dalam percakapan Anda, Anda dapat menurunkan risiko miskomunikasi.
Langkah
Bagian 1 dari 3: Menggunakan Komunikasi yang Jelas
Langkah 1. Pikirkan sebelum Anda berbicara
Memikirkan kata-kata Anda memungkinkan Anda untuk mengatur pikiran Anda dan bersiap untuk mengatakan sesuatu yang bermakna. Terutama jika Anda akan melakukan percakapan penting, pastikan kata-kata Anda teratur sehingga Anda dapat mengatakan apa yang Anda maksud.
- Ingatlah bahwa sikap dan nada bicara Anda dapat berkomunikasi cukup banyak. Jaga fokus Anda tetap sempit dan cobalah untuk tidak keluar dari topik.
- Jika Anda kesulitan mengatakan apa yang ingin Anda katakan, tulis beberapa poin penting untuk memastikan Anda mencakup semua yang ingin Anda katakan.
- Ambil jeda yang disengaja sebelum berbicara. Sangat sering naluri adalah untuk melemparkan cepat ke dalam diskusi. Tetapi dengan sengaja mengambil jeda dan meluangkan waktu sejenak untuk menenangkan pikiran Anda sebelum berbicara akan membuat komunikasi Anda lebih jelas, dan audiens Anda siap untuk mendengarkan.
Langkah 2. Dapatkan perhatian mereka
Memiliki perhatian seseorang berarti memastikan mereka mendengarkan dan memahami kata-kata yang Anda ucapkan. Lakukan kontak mata dan periksa untuk memastikan mereka mendengarkan. Jika orang lain terganggu atau sedang melakukan sesuatu yang lain, cari perhatian mereka atau coba lain waktu. Jika mereka tampak terganggu oleh hal-hal lain, mintalah perhatian mereka dengan mengatakan, "Saya perlu memastikan Anda memahami ini" atau, "Saya akan menghargai perhatian penuh Anda."
- Jika orang itu tampak terganggu, katakan bahwa Anda akan berbicara nanti ketika mereka lebih tersedia.
- Misalnya, jika Anda perlu berbicara dengan seseorang namun mereka sedang melakukan sesuatu, beri tahu mereka bahwa Anda perlu berbicara dan menginginkan perhatiannya.
- Hindari memanggil atau meneriaki orang untuk mendapatkan perhatian--datang ke mereka dan berbicara tatap muka bila memungkinkan.
Langkah 3. Periksa asumsi Anda
Anda mungkin berasumsi bahwa orang mengerti apa yang Anda katakan atau minta mereka lakukan. Namun, jelaskan apa pun yang mungkin membuat orang tersebut tidak yakin. Misalnya, jika Anda memberikan arahan, jelaskan apa pun yang mungkin perlu dilakukan orang tersebut sebagai persiapan. Anda mungkin melebih-lebihkan atau meremehkan jumlah pengetahuan atau kemampuan yang dimiliki seseorang, jadi sebaiknya tanyakan.
Ini terutama benar jika Anda berbicara dengan seseorang dari budaya yang berbeda dari diri Anda sendiri. Anda mungkin menganggap mereka mengerti bahasa gaul atau bahasa lain, tetapi tidak ada salahnya untuk bertanya. Jika seseorang terlihat bingung, coba jelaskan dengan lebih baik
Langkah 4. Bersikaplah sopan
Bersikap sopan dalam komunikasi Anda berarti bersikap terbuka, jujur, dan baik hati. Anda tidak mengatakan apa pun yang mungkin pasif-agresif, sarkastik, atau menusuk ke arah atau tentang orang yang Anda ajak bicara. Berfokuslah untuk bersikap ramah dan mengatakan apa yang Anda maksud dengan cara yang mudah dipahami. Jika Anda mengganggu orang lain, bersikap kasar, dan tidak sopan, Anda tidak akan berkomunikasi secara efektif.
Sarkasme dapat dengan mudah disalahpahami. Meskipun mungkin dimaksudkan untuk menjadi lucu, mengatakan kebalikan dari apa yang Anda maksud sebenarnya dapat menyebabkan kesalahpahaman. Orang mungkin bingung dengan apa yang sebenarnya Anda maksud. Sarkasme juga bisa secara tidak sengaja menjadi kejam
Langkah 5. Periksa pemahaman
Hubungi orang tersebut untuk memastikan mereka memahami Anda. Ini bisa sesederhana mengatakan, "Apakah itu masuk akal?" atau, "Apakah Anda punya pertanyaan?" Ini memberi mereka kesempatan untuk menyuarakan keprihatinan atau masalah apa pun yang mereka miliki.
- Ini dapat membantu orang merasa nyaman untuk mengajukan pertanyaan atau mencari klarifikasi.
- Jika Anda memberikan arahan, minta mereka untuk mengulanginya kembali kepada Anda untuk memastikan pemahaman.
-
Dalam beberapa keadaan, adalah tepat untuk memberikan ringkasan singkat.
Misalnya: "Jadi saya hanya ingin memperjelas: Kami akan membahas akun Garcia dulu, lalu kami akan melakukan pertemuan singkat tentang bagaimana menyelesaikan masalah komunikasi. Mengerti?"
Langkah 6. Tindak lanjuti
Tindak lanjuti dengan orang yang Anda ajak berkomunikasi untuk memastikan Anda berkomunikasi dengan jelas. Misalnya, jika Anda mengirim email, kirimkan pertanyaan lain, “Bagaimana kabarnya? Apakah Anda memiliki pertanyaan?” jika Anda berbicara dengan seseorang, tanyakan kepada mereka satu atau dua hari kemudian, "Baru saja check-in. Semuanya baik-baik saja?"
Jika Anda merasa telah salah berkomunikasi, gunakan waktu ini untuk berkomunikasi dengan jelas dan menghapus segala sesuatu yang mungkin membingungkan
Bagian 2 dari 3: Menjadi Pendengar yang Baik
Langkah 1. Pahami bahasa tubuh
Sebagian besar komunikasi bersifat nonverbal. Perhatian; itu bisa sangat penting. Pertahankan kontak mata dan perhatikan setiap perubahan dalam kontak mata Anda atau kontak mata orang lain. Perhatikan postur dan ekspresi wajah seseorang dan lihat apakah ada ketidakkonsistenan. Jika Anda melihat perbedaan, ajukan pertanyaan lagi atau minta klarifikasi.
Langkah 2. Dengarkan baik-baik
Berikan perhatian penuh Anda ketika seseorang berbicara. Banyak orang mencoba memikirkan apa yang akan mereka katakan selanjutnya, tetapi tetap terlibat dengan orang yang berbicara. Orang-orang menghargai perasaan didengar dan dipahami, dan salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mendengarkan secara aktif. Putar tubuh Anda ke arah mereka dan condongkan tubuh. Jangan beralih ke gangguan (seperti ponsel) dan tetap hadir dengan orang tersebut.
Jangan hanya mendengar kata-kata yang diucapkan orang tersebut, dengarkan informasi dan cara mereka berkomunikasi. Misalnya, suara orang tersebut mungkin berubah ketika berbicara tentang sesuatu yang emosional atau ketika mereka merasa tidak nyaman
Langkah 3. Hindari menyela
Jika orang lain sedang berbicara, lakukan yang terbaik untuk tidak menyela mereka. Biarkan mereka menyelesaikan pemikiran mereka sebelum menambahkan atau mengatakan sesuatu yang lain. Ini menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan peduli dengan apa yang mereka katakan. Jika Anda cenderung sering menyela orang, mereka mungkin merasa frustrasi saat berbicara dengan Anda dan mungkin tidak mengomunikasikan semua yang ingin mereka katakan.
Membiarkan seseorang menyelesaikan pikirannya berarti Anda mendengarkan sepenuhnya dan tidak sibuk dengan kata-kata Anda sendiri. Dengan cara ini, mereka akan merasa lebih nyaman dalam berbagi segalanya dan tidak akan melewatkan sesuatu yang ingin mereka katakan karena percakapan teralihkan
Langkah 4. Ajukan pertanyaan
Jika ada yang kurang jelas atau ada yang kurang dipahami, pastikan untuk bertanya. Coba katakan sesuatu seperti, "Maukah Anda menjelaskan apa yang Anda maksud dengan _?" atau "Saya tidak yakin saya mengerti _. Bisakah Anda menguraikannya?"
Jika orang tersebut masih berbicara dan Anda tidak ingin menyela, catat pertanyaannya sehingga Anda tidak lupa menanyakannya
Bagian 3 dari 3: Berkomunikasi Secara Elektronik
Langkah 1. Atur informasi
Jika Anda mencoba mengomunikasikan informasi, Anda harus yakin bahwa informasi tersebut sampai ke orang tersebut secara efektif. Misalnya, jika Anda merencanakan suatu acara, Anda perlu memberikan detail penting: tempat, waktu, dan apa yang perlu dibawa orang. Jelaskan setiap arah atau langkah yang perlu diambil orang dan pastikan informasinya jelas.
Sebelum Anda mengirim informasi atau undangan, periksa untuk memastikan semua informasi yang diperlukan sudah tersedia
Langkah 2. Gunakan lebih sedikit kata
Saat berkomunikasi melalui teks atau email, langsung ke intinya. Email yang panjang atau bertele-tele dapat membingungkan apa yang ingin Anda katakan. Misalnya, jika Anda meminta sesuatu, lakukan dengan benar dan ajukan permintaan Anda. Anda mungkin mengatakan mengapa Anda membutuhkan permintaan itu, tetapi jangan terus-menerus. Cukup nyatakan apa yang Anda butuhkan dan akhiri email segera setelahnya.
- Jika Anda cenderung menulis email atau teks yang panjang, orang kemungkinan akan membaca sekilas daripada membacanya secara menyeluruh. Jika Anda tidak dapat melepaskan diri dari surat-surat panjang Anda, pertimbangkan untuk meletakkan hal-hal yang paling penting di atas.
-
Ingatlah bahwa email tidak memberikan isyarat sosial seperti ekspresi wajah dan nada suara. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang jelas dan hindari sarkasme.
Emoji berguna dalam email sosial, tetapi di sebagian besar bisnis, email tidak sesuai
Langkah 3. Fokus pada satu topik
Buat pesan sesederhana mungkin. Jangan mengoceh atau membahas banyak detail tambahan, dan hindari membahas beberapa topik dalam satu email. Sebaiknya fokus pada satu item atau topik pada satu waktu daripada banyak hal dalam satu email. Jika Anda memiliki beberapa hal untuk ditangani, bicarakan satu per satu per email. Dengan begitu, orang tersebut dapat menghapus setiap email saat mereka membahas setiap topik dan tidak lupa untuk melakukan sesuatu atau mengatasi sesuatu.
Jika Anda bersikeras untuk membahas beberapa topik sekaligus, gambarkan dengan jelas. Gunakan poin-poin atau organisasi lain untuk membantu memperjelas konten
Langkah 4. Langsung ke intinya
Meskipun tidak apa-apa untuk memulai email Anda dengan, "Apa kabar?" atau basa-basi lainnya, jangan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membicarakan sesuatu yang tidak berhubungan dengan apa yang Anda inginkan. Nol pada permintaan Anda atau informasi yang ingin Anda bagikan dengan orang tersebut. Jangan menari di sekitarnya atau memberikan arahan yang panjang. Alih-alih, langsung ke inti dari apa yang ingin atau ingin Anda katakan.