Cara Menghitung Jam Kerja (dengan Gambar)

Daftar Isi:

Cara Menghitung Jam Kerja (dengan Gambar)
Cara Menghitung Jam Kerja (dengan Gambar)

Video: Cara Menghitung Jam Kerja (dengan Gambar)

Video: Cara Menghitung Jam Kerja (dengan Gambar)
Video: Cara Menghitung Jam Absensi Karyawan Berbasis Excel 2024, Maret
Anonim

Jam kerja adalah elemen penting dalam mengajukan tawaran proyek yang menang serta membebankan biaya untuk pekerjaan yang diselesaikan. Karena tenaga kerja merupakan bagian besar dari pekerjaan kontrak, memperkirakan dan melaporkan jam secara akurat sangat penting untuk memiliki bisnis yang sukses.

Langkah

Bagian 1 dari 2: Memperkirakan Jam Kerja untuk Tawaran Proyek

Hitung Jam Kerja Langkah 1
Hitung Jam Kerja Langkah 1

Langkah 1. Bagi proyek Anda menjadi beberapa komponen

Bagian pertama dari menghitung jam kerja yang Anda perlukan untuk melakukan suatu pekerjaan adalah dengan membagi proyek menjadi komponen-komponen yang lebih kecil. Kemudian perkirakan jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap komponen. Komponen-komponen ini harus ditunjuk sesuai dengan jenis tenaga kerja yang terlibat. Jika Anda sedang membangun sebuah kompleks apartemen, Anda akan membutuhkan penggalian, konstruksi, listrik, pipa ledeng, dan sebagainya. Pastikan bahwa setiap komponen proyek Anda termasuk dalam perkiraan.

Hitung Jam Kerja Langkah 2
Hitung Jam Kerja Langkah 2

Langkah 2. Tentukan jenis pekerja yang Anda butuhkan

Ini sangat tergantung pada kompleksitas tugas yang harus diselesaikan. Anda tidak perlu seorang mandor untuk melakukan setiap pekerjaan. Beberapa tugas yang lebih sederhana dapat dilakukan oleh asisten atau magang. Mencari tahu ini lebih sulit untuk pekerjaan yang lebih besar yang membutuhkan campuran tenaga kerja untuk melakukan tugas-tugas yang berkisar dari yang sederhana hingga yang kompleks.

Hitung Jam Kerja Langkah 3
Hitung Jam Kerja Langkah 3

Langkah 3. Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap komponen

Setelah Anda menentukan komponen dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan masing-masing, perkirakan jumlah total jam kerja yang dibutuhkan pekerja Anda untuk menyelesaikan satu langkah dari awal hingga selesai. Tidak termasuk istirahat. Jumlah ini harus menjadi jam kerja khusus yang diperlukan untuk menyelesaikan satu langkah.

  • Jika Anda sudah familiar dengan jenis pekerjaan yang dibutuhkan dalam satu langkah, Anda dapat mengambil dari proyek-proyek masa lalu untuk mendapatkan perkiraan waktu. Misalnya, jika Anda tahu bahwa satu pekerja membutuhkan sepuluh jam untuk menginstal empat jendela baru, atau 2,5 jam per jendela, proyek Anda saat ini kemungkinan akan serupa.
  • Jika langkah dalam proyek Anda mencakup jenis tenaga kerja yang tidak Anda kenal, Anda harus melakukan riset dalam menyiapkan perkiraan Anda. Tergantung pada proyeknya, Anda mungkin bisa mendapatkan informasi berharga secara online atau dari kontraktor lain. Anda juga dapat menyewa konsultan yang akrab dengan jenis tenaga kerja yang Anda butuhkan. Orang ini dapat membantu Anda memperkirakan jam yang diperlukan dalam langkah tertentu.
  • Faktor dalam hal-hal seperti kesulitan pekerjaan saat membuat perkiraan Anda. Jika jendela pada proyek Anda yang akan datang berada di lantai ketujuh sebuah bangunan, dan jendela proyek lama Anda berada di lantai pertama, tingkatkan tarif jam per jendela Anda untuk mencerminkan perbedaan ini.
  • Sertakan perkiraan waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif yang mungkin diperlukan oleh kontrak.
Hitung Jam Kerja Langkah 4
Hitung Jam Kerja Langkah 4

Langkah 4. Sertakan jam kerja untuk supervisor

Anda juga dapat memasukkan jam proyek untuk mandor atau manajer, yang akan memimpin tim pekerja dan mengelola detail pelaporan dan kepatuhan waktu. Beberapa proyek mungkin memerlukan lebih dari satu supervisor atau mandor, yang mengelola berbagai komponen proyek. Proyek lain mungkin memerlukan tingkat pengawasan yang berbeda. Anda mungkin memiliki mandor yang mengelola pekerja di berbagai komponen proyek dan supervisor keseluruhan yang mengelola semua mandor.

Hitung Jam Kerja Langkah 5
Hitung Jam Kerja Langkah 5

Langkah 5. Gunakan perkiraan Anda untuk menyiapkan jadwal proyek

Klien Anda kemungkinan akan menentukan waktu penyelesaian proyek. Mungkin dia akan meminta Anda untuk menunjukkan dalam tawaran Anda seberapa cepat Anda dapat menyelesaikan pekerjaan Anda. Anda dapat menggunakan langkah dan jam yang telah Anda hitung untuk mengembangkan garis waktu proyek. Menentukan komponen mana yang dapat diselesaikan secara bersamaan dan mana yang harus diselesaikan secara berurutan, dimana input dari suatu proses bergantung pada output dari proses sebelumnya. Jika Anda tahu kapan setiap langkah proyek harus diselesaikan, Anda dapat membagi jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu langkah dengan jumlah delapan jam hari kerja dalam jangka waktu tersebut. Anda mungkin dapat memperpanjang atau mempersingkat garis waktu proyek dengan menambah atau menghapus pekerja. Semakin banyak pekerja yang Anda miliki, semakin cepat Anda dapat menyelesaikan satu langkah.

  • Beberapa proyek mungkin memerlukan lebih dari 8 jam sehari atau 40 jam seminggu untuk memenuhi jadwal. Mereka akan membutuhkan lembur yang harus dibebankan pada pekerjaan itu
  • Misalnya, jika Anda memiliki waktu satu bulan untuk meletakkan fondasi sebuah rumah baru, dan Anda tahu bahwa fondasi tersebut membutuhkan 1000 jam kerja, bagilah 1000 dengan jumlah delapan jam hari kerja dalam sebulan untuk menghitung jumlah pekerja yang Anda perlukan. menyewa untuk menyelesaikan langkah itu tepat waktu. (1000 jam proyek / 20 hari kerja dalam sebulan = 50 jam per hari; 50 jam per hari / 8 jam per pekerja = 6,25 pekerja yang dibutuhkan.) Bulatkan jumlah pekerja ke atas atau ke bawah menjadi bilangan bulat, dan sesuaikan jumlahnya hari kerja yang dibutuhkan.
  • Bersikaplah realistis tentang jumlah pekerja yang dapat Anda pekerjakan dalam jangka waktu tertentu. Jika Anda membutuhkan tujuh tukang listrik untuk menyelesaikan pemasangan kabel dalam seminggu, ini mungkin tidak realistis, tergantung pada ketersediaan tukang listrik di daerah Anda. Anda mungkin perlu memperpanjang waktu Anda untuk mengakomodasi ketersediaan tenaga kerja untuk proyek Anda.
  • Jika Anda berencana untuk menyelesaikan beberapa langkah sekaligus, Anda memerlukan pekerja terpisah untuk mengerjakan setiap langkah.
Hitung Jam Kerja Langkah 6
Hitung Jam Kerja Langkah 6

Langkah 6. Siapkan dan ajukan penawaran Anda

Tambahkan jam untuk setiap jenis tenaga kerja yang Anda butuhkan, sehingga Anda memiliki total untuk setiap jenis. Jika Anda hanya membutuhkan satu jenis tenaga kerja, Anda dapat menggabungkan semua jam proyek menjadi satu nomor. Jika Anda membutuhkan beberapa jenis tenaga kerja, tawaran Anda harus menentukan total jam untuk setiap jenis. Anda harus memasukkan semua biaya tenaga kerja termasuk pajak dan tunjangan. Beberapa kontrak Federal mungkin memerlukan upah minimum untuk setiap kategori pekerja. Juga, sertakan markup apa pun yang Anda rencanakan untuk dikenakan biaya.

Sebagai contoh, bayangkan Anda telah disewa untuk memasang dapur baru di rumah berukuran sedang. Anda telah membagi proyek Anda menjadi beberapa langkah, masing-masing membutuhkan pekerjaan konstruksi pipa, listrik, dan umum. Tawaran Anda harus mencerminkan total jam kerja tukang listrik, jam kerja tukang ledeng, dan jam kerja pekerja umum, serta tingkat upah untuk setiap jenis tenaga kerja

Hitung Jam Kerja Langkah 7
Hitung Jam Kerja Langkah 7

Langkah 7. Sesuaikan perkiraan jam kerja Anda saat pekerjaan berlangsung

Karena perkiraan waktu benar-benar hanya tebakan, Anda perlu memperbarui perkiraan Anda seiring berjalannya proyek Anda. Anda mungkin akan menagih klien Anda berdasarkan jam kerja aktual tim Anda, jadi Anda harus memberikan perkiraan per jam yang diperbarui kepada klien seiring berjalannya waktu. Ini membantu mencegah kejutan bagi klien Anda saat waktu penagihan bergulir.

  • Sertakan "faktor fudge", yang merupakan peningkatan perkiraan waktu karena penyebab yang tidak diketahui. Jumlah faktor fudge tergantung pada kompleksitas pekerjaan, ketersediaan tenaga kerja, ketergantungan pada agen luar, dan hubungan satu proses dengan proses lainnya.
  • Sebagian besar kontraktor menjelaskan bahwa tawaran mereka hanyalah perkiraan, bahwa jam aktual akan bervariasi, dan bahwa klien akan membayar jam kerja aktual saat pekerjaan berlangsung. Namun, ada kemungkinan klien ingin membayar Anda sekaligus berdasarkan perkiraan Anda dan tidak membayar jam kerja yang sebenarnya. Perhatikan baik-baik bahasa kontrak apa pun yang menandakan pengaturan semacam ini, karena hal ini memerlukan perkiraan yang sangat hati-hati dari pihak kontraktor.
  • Jika klien Anda akan membayar Anda berdasarkan jam kerja yang sebenarnya, ingatlah bahwa tawaran Anda berfungsi sebagai perkiraan, dan bahwa Anda tidak boleh menagih lebih banyak jam secara signifikan daripada yang Anda rencanakan kecuali jika Anda dapat menyebutkan alasan yang masuk akal. Jika Anda mengalami masalah dan tahu Anda akan melampaui perkiraan waktu Anda, beri tahu klien untuk mencegah miskomunikasi.
  • Memiliki perjanjian tertulis yang mendefinisikan kontinjensi dan pekerjaan di luar lingkup. Sertakan proses untuk mengidentifikasi dan menyetujui perubahan ini, seperti persetujuan dan dokumentasi yang diperlukan.

Bagian 2 dari 2: Melaporkan Jam Kerja untuk Pekerjaan Kontrak

Hitung Jam Kerja Langkah 8
Hitung Jam Kerja Langkah 8

Langkah 1. Kumpulkan informasi tentang pekerja Anda

Pertahankan file karyawan yang akurat untuk semua orang yang mengerjakan proyek Anda. Itu akan mencakup catatan penggajian dan semua dokumen yang diperlukan secara hukum. Jika Anda menggunakan insinyur, tukang listrik, tukang ledeng, atau pekerja berlisensi lainnya, Anda harus menyimpan bukti sertifikasi aktif mereka. Ini diperlukan untuk sebagian besar pekerjaan teknik dan konstruksi baik itu kontrak pemerintah atau bukan. Anda bertanggung jawab untuk memastikan semua orang yang bekerja untuk Anda memiliki sertifikasi yang benar, termasuk subkontraktor.

  • Anda dapat membayar orang yang bukan karyawan Anda untuk mengerjakan proyek Anda. "Subkontraktor" ini bekerja untuk Anda, kontraktor, dan Anda menagih klien Anda untuk tenaga kerja mereka. Meskipun subkontraktor sebenarnya bukan karyawan Anda, Anda harus mengumpulkan informasi sertifikasi mereka dan menyimpannya dalam arsip. Sebagai kontraktor, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa siapa pun yang Anda pekerjakan untuk mengerjakan suatu proyek memenuhi syarat, kecuali ditentukan lain dalam kontrak mereka.
  • Kontrak pemerintah umumnya memerlukan informasi karyawan dan subkontraktor tambahan yang menunjukkan kepatuhan terhadap hukum federal. Ini mungkin termasuk melaporkan etnisitas dan tingkat gaji karyawan untuk memastikan tidak ada diskriminasi yang terjadi di tempat kerja. Jika Anda memiliki kontrak pemerintah, bacalah dengan cermat dan ikuti semua instruksi untuk perekrutan dan pelaporan untuk mencegah kesulitan dalam mendapatkan bayaran.
Hitung Jam Kerja Langkah 9
Hitung Jam Kerja Langkah 9

Langkah 2. Lacak waktu pekerja Anda

Untuk mengirimkan laporan yang akurat kepada klien Anda, Anda memerlukan metode yang andal untuk melacak berapa jam pekerja Anda bekerja. Anda dapat menggunakan jam waktu atau lembar waktu tertulis, tetapi catatan ini harus diverifikasi untuk memastikan keakuratannya. Bergantung pada kontrak Anda, Anda mungkin akan menjalani audit berkala dan mungkin diminta untuk membuktikan bahwa jam yang Anda kirimkan sesuai.

  • Salah satu cara untuk memastikan keakuratan pelaporan waktu adalah dengan menetapkan supervisor atas setiap karyawan atau kelompok karyawan. Pada akhir minggu ketika seorang karyawan menyerahkan kartu waktunya, supervisor dapat meninjau dan menandatangani kartu tersebut, menyatakan bahwa informasi tersebut benar. Ini akan mencegah karyawan mengirimkan kartu waktu selama berjam-jam mereka tidak bekerja.
  • Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan sistem kartu waktu elektronik untuk melacak pekerjaan karyawan Anda di tempat kerja. Pastikan sistem dikontrol untuk mencegah penyalahgunaan. Anda pasti ingin dapat membuktikan hal itu jika pelaporan per jam Anda dipertanyakan.
  • Klien pemerintah diwajibkan oleh hukum untuk mengumpulkan semua informasi ini sebelum membayar kontraktor mereka, karena mereka menggunakan uang pembayar pajak untuk membayar pekerjaan. Anda dapat mengharapkan tingkat pengawasan yang lebih tinggi saat melaporkan waktu pada pekerjaan pemerintah. Ikuti dengan cermat semua instruksi pelaporan yang dirinci dalam perjanjian Anda.
Hitung Jam Kerja Langkah 10
Hitung Jam Kerja Langkah 10

Langkah 3. Kirim laporan penggajian klien Anda secara berkala

Kontrak Anda harus menentukan seberapa sering Anda harus melaporkan jam kerja kepada klien Anda untuk menerima pembayaran. Saat Anda mengirimkan laporan ini, kemungkinan Anda akan mentransfer informasi dari dokumen penggajian dan ketepatan waktu Anda ke laporan khusus untuk klien Anda dengan membandingkan jumlah jam yang Anda kenakan dengan perkiraan yang Anda kirimkan selama penawaran. Jika ada perbedaan besar antara jam aktual dan perkiraan Anda, Anda perlu memberikan penjelasan tentang perbedaan ini kepada klien Anda.

Hitung Jam Kerja Langkah 11
Hitung Jam Kerja Langkah 11

Langkah 4. Gunakan catatan Anda untuk menyiapkan perkiraan masa depan

Di akhir proyek, informasi pelacakan waktu Anda akan sangat berharga, karena memberikan detail tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Anda dapat menggunakan data ini untuk membuat perkiraan per jam, seperti jumlah jam per kaki persegi ubin yang dipasang atau waktu henti setelah meletakkan semen baru. Gunakan informasi ini untuk meningkatkan tawaran Anda di masa mendatang dan menjaga bisnis Anda tetap menguntungkan.

Direkomendasikan: