Cara Menulis Laporan Mingguan (dengan Gambar)

Daftar Isi:

Cara Menulis Laporan Mingguan (dengan Gambar)
Cara Menulis Laporan Mingguan (dengan Gambar)

Video: Cara Menulis Laporan Mingguan (dengan Gambar)

Video: Cara Menulis Laporan Mingguan (dengan Gambar)
Video: Full Cara Membuat Laporan Kemajuan Pekerjaan Mingguan (Progress Report) Proyek. 2024, Maret
Anonim

Laporan mingguan umum di banyak lingkungan bisnis dan ritel, serta untuk proyek penelitian dan magang. Tulis laporan mingguan yang solid sehingga atasan Anda memiliki gagasan yang jelas tentang kemajuan seperti apa yang telah Anda buat.

Langkah

Bagian 1 dari 3: Mengatur Informasi Anda

Tulis Laporan Mingguan Langkah 1
Tulis Laporan Mingguan Langkah 1

Langkah 1. Identifikasi tujuan laporan Anda

Meskipun Anda mungkin diminta untuk menyerahkan laporan mingguan sebagai bagian dari tugas pekerjaan Anda, mempertahankan pekerjaan Anda bukanlah tujuan dari laporan itu sendiri. Menentukan mengapa atasan Anda menginginkan laporan mingguan akan membantu Anda memutuskan dengan tepat informasi apa yang harus dimasukkan ke dalamnya, dan item mana yang paling penting.

  • Biasanya laporan Anda seharusnya memperbarui manajer tentang status proyek Anda atau membantu mereka dalam membuat keputusan.
  • Misalnya, jika Anda seorang manajer toko ritel, Anda mungkin diminta untuk mengirimkan laporan mingguan yang merangkum penjualan Anda selama seminggu. Majikan Anda menggunakan laporan ini untuk mengevaluasi kinerja, poin harga, dan pesanan untuk toko Anda.
  • Jika Anda mengirimkan laporan mingguan untuk magang atau proyek penelitian, tujuannya adalah untuk menunjukkan kepada atasan atau instruktur Anda seberapa banyak kemajuan yang telah Anda buat dan berbagi terobosan atau penemuan besar.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 2
Tulis Laporan Mingguan Langkah 2

Langkah 2. Tentukan siapa yang akan membaca laporan Anda

Mengidentifikasi audiens Anda sangat penting untuk merencanakan laporan Anda. Tanpa mengetahui siapa yang akan membaca laporan Anda (dan mengapa), Anda tidak memiliki cara untuk mengetahui informasi mana yang paling penting.

  • Mengetahui audiens Anda juga membantu Anda memahami cara menulis laporan dan jenis bahasa yang digunakan. Misalnya, Anda akan menulis laporan yang sama sekali berbeda jika audiens Anda adalah sekelompok anak berusia lima tahun daripada jika Anda menulisnya untuk eksekutif perusahaan besar.
  • Anda juga mendapatkan ide yang lebih baik tentang apa yang sudah diketahui audiens Anda, dan apa yang Anda butuhkan untuk menjelaskan lebih mendalam atau menyediakan sumber daya tambahan. Misalnya, jika Anda menulis laporan mingguan tentang masalah hukum yang akan dibaca oleh sekelompok pengacara, Anda tidak perlu memberikan ringkasan hukum yang mendalam. Namun, ringkasan seperti itu mungkin diperlukan jika Anda menulis tentang masalah tersebut untuk eksekutif atau administrator yang tidak memiliki pelatihan hukum.
  • Jika laporan Anda diperlukan sehubungan dengan magang, proyek penelitian, atau kegiatan sekolah lainnya, ingatlah bahwa audiens Anda bukanlah profesor atau instruktur Anda – meskipun Anda mungkin menyerahkannya kepada mereka. Untuk menemukan audiens Anda dalam konteks ini, fokuslah pada sifat proyek Anda dan disiplin Anda secara keseluruhan.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 3
Tulis Laporan Mingguan Langkah 3

Langkah 3. Prioritaskan poin-poin utama laporan Anda

Meskipun Anda harus menjaga laporan Anda sesingkat mungkin, kemungkinan audiens Anda tidak akan membaca laporan secara keseluruhan. Untuk mengetahui hal ini, Anda perlu meletakkan informasi yang paling penting, atau intinya, di awal laporan Anda.

  • Misalnya, jika tujuan laporan Anda adalah untuk membandingkan dan membedakan tiga merek peralatan yang berbeda dan merekomendasikan yang menurut Anda paling baik digunakan oleh perusahaan, kesimpulan Anda harus dimuka. Kemudian Anda dapat melanjutkan untuk menjelaskan alasannya.
  • Umumnya, Anda ingin halaman pertama laporan Anda berisi ringkasan hasil, rekomendasi, atau kesimpulan. Gunakan sisa laporan untuk menggali lebih dalam, dan pembaca akan melangkah lebih jauh jika mereka merasa perlu atau ingin memperluas pemahaman mereka tentang temuan Anda.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 4
Tulis Laporan Mingguan Langkah 4

Langkah 4. Waspadai "nasib" khas laporan Anda

Dalam kebanyakan kasus, laporan mingguan diperlukan untuk alasan penyimpanan catatan, dan laporan tersebut akan diajukan sesuai dengan itu. Laporan mingguan tidak umum dibaca seluruhnya dalam sebagian besar konteks, dan Anda seharusnya tidak mengharapkannya.

  • Namun, jangan gunakan ini sebagai alasan untuk memalsukan laporan Anda atau menyerahkan pekerjaan ceroboh dengan kualitas buruk. Laporan Anda harus mencerminkan diri Anda dan etos kerja Anda. Laporan yang ceroboh kemungkinan akan diperhatikan, dan mengatakan "Saya tahu Anda tidak akan benar-benar membacanya" bukanlah alasan untuk produk kerja yang tidak bersemangat.
  • Meskipun Anda ingin laporan secara keseluruhan berkualitas tinggi dan ditulis dengan baik, fokuslah terutama pada bagian laporan yang kemungkinan besar akan dibaca oleh audiens Anda. Ini biasanya adalah ringkasan eksekutif Anda dan kesimpulan atau rekomendasi Anda. Ini harus sempurna.
  • Ingatlah bahwa atasan Anda tidak gagal membaca laporan Anda karena mereka tidak peduli, atau karena itu tidak penting. Orang-orang di posisi manajemen atau eksekutif tingkat tinggi sangat sibuk, dan mereka mahir mengumpulkan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan secara efisien. Mereka tidak akan membaca seluruh laporan kecuali mereka harus – tetapi mereka akan menyimpannya jika mereka ingin kembali dan melihatnya lagi nanti.

Bagian 2 dari 3: Memformat Laporan Anda

Tulis Laporan Mingguan Langkah 5
Tulis Laporan Mingguan Langkah 5

Langkah 1. Minta sampel

Banyak perusahaan memiliki format standar untuk laporan mingguan mereka, dan para manajer atau eksekutif mungkin terbiasa mendapatkan informasi seperti itu. Menggunakan format yang berbeda dapat menyebabkan frustrasi dan kebingungan.

  • Hal ini sangat penting dengan laporan penjualan. Manajer menjadi terbiasa untuk melihat sekilas laporan dan mengetahui di mana pada halaman tersebut akan ada gambar atau potongan informasi tertentu. Jika Anda menggunakan format yang berbeda, laporan Anda akan hampir tidak berguna bagi mereka karena mereka harus benar-benar membacanya untuk menemukan apa yang mereka butuhkan.
  • Bicaralah dengan asisten administrasi dan cari tahu apakah ada templat yang dapat Anda gunakan untuk memformat, jadi Anda tidak perlu membuatnya dari awal di aplikasi pengolah kata Anda. Banyak perusahaan memiliki templat dokumen dengan pengaturan yang benar, termasuk margin, tabel, gaya paragraf, dan font.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 6
Tulis Laporan Mingguan Langkah 6

Langkah 2. Pertimbangkan metode pengiriman

Jika Anda mencetak dokumen kertas, atau mengirimkan dokumen secara digital sebagai lampiran, Anda akan memformat laporan Anda secara berbeda dari yang Anda lakukan jika hanya untuk dimasukkan dalam badan email.

  • Misalnya, jika Anda mengirim laporan sebagai lampiran ke email, Anda harus menyertakan ringkasan eksekutif di badan email Anda. Dengan begitu pembaca Anda tidak perlu membuka lampiran untuk memahami inti dari laporan Anda.
  • Jika Anda mengirimkan laporan kertas, kemungkinan besar Anda perlu menyertakan surat pengantar atau halaman judul sehingga laporan Anda dapat diidentifikasi dan diarsipkan dengan benar.
  • Terlepas dari cara Anda mengirimkan laporan, pastikan nama Anda disertakan di semua halaman, dan semua halaman diberi nomor dalam format "X dari Y". Halaman dapat dengan mudah dipisahkan, dan orang-orang harus dapat mengetahui secara sekilas apakah seluruh laporan ada di sana, dan dari siapa laporan tersebut berasal.
  • Anda dapat dengan mudah memasukkan informasi yang diperlukan sebagai header pada setiap halaman. Misalnya, tajuk Anda mungkin bertuliskan "Laporan Penjualan Sally Sunshine, Minggu 32, Halaman 3 dari 7."
Tulis Laporan Mingguan Langkah 7
Tulis Laporan Mingguan Langkah 7

Langkah 3. Sertakan ringkasan eksekutif

Ringkasan eksekutif adalah ringkasan singkat dari keseluruhan laporan – biasanya hanya satu atau dua paragraf, dengan beberapa kalimat untuk setiap bagian laporan Anda. Ide umumnya adalah bahwa seorang eksekutif dapat membaca ringkasan ini dan, asalkan sesuai dengan harapan awal mereka mengenai masalah ini, mereka dapat mengambil tindakan tanpa harus membaca lebih lanjut.

  • Untuk ringkasan eksekutif, sangat penting untuk menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas yang mudah dibaca. Hindari jargon atau istilah seni yang memerlukan penjelasan apa pun, bahkan jika Anda tahu audiens Anda fasih dengan istilah tersebut.
  • Tulis ringkasan eksekutif terakhir, setelah Anda menyelesaikan semua bagian lain dari laporan Anda. Lagi pula, Anda tidak dapat meringkas sesuatu yang belum ditulis. Bahkan jika Anda memiliki garis besar rinci dari mana Anda berencana untuk menulis laporan Anda, hal-hal dapat berubah selama penulisan.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 8
Tulis Laporan Mingguan Langkah 8

Langkah 4. Susun paragraf dan bagian Anda

Setelah Anda memahami format di mana laporan Anda akan disajikan, buatlah draf garis besar bagian-bagian laporan Anda yang konsisten dengan tujuan laporan Anda.

  • Periksa kerangka Anda untuk memastikannya mengalir secara logis dari satu bagian ke bagian berikutnya, dan pastikan itu disesuaikan dengan audiens spesifik yang telah Anda identifikasi untuk laporan Anda.
  • Laporan Anda biasanya akan mencakup ringkasan eksekutif, pendahuluan, kesimpulan dan rekomendasi, temuan dan diskusi, dan daftar referensi. Anda dapat menyertakan lampiran data yang relevan, serta daftar isi untuk laporan yang lebih panjang – tetapi laporan mingguan biasanya tidak akan sepanjang ini.
  • Setiap bagian laporan Anda membahas satu topik. Dalam bagian itu, setiap paragraf membahas satu gagasan. Misalnya, jika Anda memiliki bagian dalam laporan penjualan mingguan Anda yang berjudul "Merek Anak Populer", Anda mungkin memiliki paragraf terpisah untuk setiap merek. Jika Anda membagi pakaian anak laki-laki dan anak perempuan, Anda mungkin memiliki subbagian (dengan subjudul yang sesuai) untuk setiap merek, kemudian satu paragraf membahas pakaian anak laki-laki untuk merek tersebut dan paragraf lainnya membahas pakaian anak perempuan.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 9
Tulis Laporan Mingguan Langkah 9

Langkah 5. Buat halaman judul atau surat lamaran jika perlu

Laporan yang lebih pendek mungkin tidak memerlukan halaman judul terpisah, tetapi laporan yang lebih panjang harus memiliki satu halaman yang mengidentifikasi Anda sebagai penulis laporan dan menjelaskan secara singkat tujuannya.

  • Halaman judul berbeda dengan ringkasan eksekutif, dan pada dasarnya memuat informasi yang diperlukan untuk tujuan administratif agar laporan dapat diajukan dengan baik.
  • Majikan Anda mungkin memiliki lembar sampul khusus yang diperlukan untuk laporan mingguan. Jika itu masalahnya, pastikan Anda menggunakan format yang tepat.
  • Minimal, halaman judul Anda harus menyertakan judul atau deskripsi laporan Anda (seperti "Laporan Penjualan Mingguan"), nama Anda dan nama kontributor lain untuk laporan tersebut, nama perusahaan Anda, dan tanggal Anda menyelesaikannya. atau menyerahkan laporan.

Bagian 3 dari 3: Menggunakan Bahasa yang Kuat

Tulis Laporan Mingguan Langkah 10
Tulis Laporan Mingguan Langkah 10

Langkah 1. Buat heading dan subheading yang efektif

Judul dan subjudul Anda memungkinkan pembaca untuk dengan cepat menemukan bagian tertentu dari laporan Anda yang menarik minat mereka atau yang ingin mereka baca untuk mendapatkan lebih banyak informasi latar belakang tentang kesimpulan atau rekomendasi Anda.

  • Pastikan judul dan subjudul Anda menggambarkan konten di bagian atau subbagian tersebut secara langsung dan akurat.
  • Misalnya, jika Anda sedang menyusun laporan penjualan mingguan, Anda dapat menyertakan bagian tentang "Tren Pakaian Wanita", "Tren Pakaian Pria", dan "Merek Anak Populer". Dalam bagian tersebut, Anda mungkin memiliki subjudul untuk menyoroti tren tertentu atau merek populer.
  • Gunakan konstruksi tata bahasa yang sama untuk semua judul sehingga laporan Anda logis dan konsisten. Misalnya, jika judul pertama Anda adalah "Membangun Pijakan dalam Pakaian Pria", maka judul kedua Anda harus "Memimpin Paket dalam Pakaian Wanita" – bukan sesuatu seperti "Angka Penjualan Wanita".
Tulis Laporan Mingguan Langkah 11
Tulis Laporan Mingguan Langkah 11

Langkah 2. Tulis dengan kalimat yang jelas dan sederhana

Tulisan yang tajam dengan kalimat yang terstruktur dalam urutan "subjek-kata kerja-objek" standar menunjukkan kejernihan pemikiran dan keyakinan pada rekomendasi atau kesimpulan Anda.

  • Setelah Anda menyusun laporan Anda, lakukan pembacaan dan singkirkan semua bahasa yang tidak perlu. Temukan tindakan setiap kalimat dan letakkan pelaku tindakan itu di sebelah kata kerja. Pikirkan setiap kalimat yang mengatakan "siapa melakukan apa."
  • Hapus redudansi dan frasa yang melegakan seperti "penggunaan dari," "untuk tujuan," atau "untuk."
  • Anda mungkin berpikir gaya penulisan ini tampak membosankan, tetapi inti dari laporan mingguan Anda bukanlah untuk menghibur. Gaya ini akan paling efektif menyampaikan poin Anda dan menyampaikan informasi kepada pembaca Anda.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 12
Tulis Laporan Mingguan Langkah 12

Langkah 3. Jaga agar tulisan Anda tetap objektif dan tidak bias

Meskipun Anda mungkin membuat rekomendasi, rekomendasi tersebut harus didasarkan pada bukti faktual – bukan opini atau perasaan. Persuasi pembaca Anda dengan fakta yang kuat dan tulisan yang jelas.

  • Hindari kata sifat dan kata serta frasa lain yang mengandung konotasi positif atau negatif. Sebaliknya, fokuslah pada alasan faktual.
  • Misalnya, dalam laporan penjualan mingguan Anda, Anda merekomendasikan promosi untuk salah satu rekan penjualan Anda. Dukung rekomendasi itu dengan fakta yang menunjukkan kelayakan karyawan itu daripada detail subjektif atau menarik emosi. "Sally secara konsisten memiliki penjualan tertinggi di toko kami, meskipun hanya bekerja 15 jam seminggu" lebih baik daripada "Sally adalah orang terbaik di staf saya dan selalu bekerja ekstra, meskipun dia harus membatasi jam kerjanya untuk menjaga ibunya yang sedang sakit."
Tulis Laporan Mingguan Langkah 13
Tulis Laporan Mingguan Langkah 13

Langkah 4. Gunakan kata kerja yang kuat

Saat Anda menulis dengan suara aktif, Anda memiliki satu kata yang memberi tahu pembaca tindakan apa yang terjadi dalam kalimat – kata kerja. Gunakan kata kerja yang pendek dan kuat yang dengan jelas menggambarkan tindakan yang sedang berlangsung.

  • Mendukung kata kerja yang sederhana. Misalnya, "menggunakan" lebih baik daripada "memanfaatkan".
  • Kata kerja yang menggambarkan proses berpikir – berpikir, tahu, mengerti, percaya – kadang-kadang diperlukan, tetapi umumnya kurang kuat daripada kata kerja yang menggambarkan suatu tindakan. Anda mungkin harus menggali pernyataan Anda dan membongkarnya agar dapat ditindaklanjuti. Misalnya, Anda menulis "Saya yakin penjualan kita akan meningkat dalam beberapa bulan mendatang." Buka kemasan pernyataan itu dan cari tahu mengapa Anda percaya itu. Kemudian Anda dapat menulis kalimat yang dapat ditindaklanjuti seperti "Biasanya, penjualan meningkat selama musim liburan. Saya memperkirakan penjualan akan meningkat pada bulan November dan Desember."
  • Agar tulisan Anda tetap berorientasi pada tindakan, baca laporan Anda dan coba hilangkan preposisi dan ganti kata -ion dengan kata kerja yang lebih kuat. Misalnya, "konsensus pendapat" bisa menjadi "konsensus", dan jika seseorang "memberikan perlindungan", lebih kuat untuk mengatakan bahwa mereka "melindungi".
Tulis Laporan Mingguan Langkah 14
Tulis Laporan Mingguan Langkah 14

Langkah 5. Hindari kalimat pasif

Saat Anda menulis dengan kalimat pasif, Anda menghilangkan penekanan pada pelaku tindakan dan menekankan objek tindakan itu. Dalam beberapa situasi ini diperlukan untuk alasan politik atau diplomatik, tetapi paling sering membuat tulisan menjadi berlumpur dan membingungkan.

  • Suara aktif memberikan penghargaan kepada mereka yang menyelesaikan tindakan dan menunjukkan kepada pembaca laporan siapa yang bertanggung jawab atas tindakan tersebut. Untuk memahami mengapa hal ini penting, bayangkan Anda sedang membaca sebuah artikel tentang kebakaran yang merusak yang mengatakan "Untungnya, semua anak terselamatkan." Identifikasi orang (atau orang-orang) yang menyelamatkan anak-anak itu penting. Jika kalimat itu berbunyi "Pendeta lokal John Goodlace memasuki panti asuhan belasan kali dan menyelamatkan semua anak," Anda sekarang tahu siapa yang pantas dipuji karena menjadi pahlawan dalam situasi seperti itu.
  • Suara aktif juga penting untuk mengambil tindakan yang mungkin memiliki konsekuensi negatif. Jika Anda menulis "Kesalahan telah dibuat" dalam laporan Anda, atasan Anda akan ingin tahu siapa yang membuat kesalahan itu sehingga mereka dapat didisiplinkan dengan tepat. Jika Anda membuat kesalahan, mengambil kepemilikan atas kesalahan itu dan mengakui tanggung jawab akan sangat membantu.
  • Untuk menemukan dan menghilangkan suara pasif dalam tulisan Anda, cari kata kerja "menjadi". Ketika Anda menemukannya, identifikasi tindakan dalam kalimat, cari tahu siapa yang melakukan tindakan itu, dan tempatkan mereka di depan dan di tengah.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 15
Tulis Laporan Mingguan Langkah 15

Langkah 6. Sampaikan data dengan elemen visual

Bagan dan grafik jauh lebih mudah dibaca dan diikuti daripada paragraf yang memberikan informasi yang sama – terutama jika informasi yang perlu Anda sampaikan adalah nomor-nomor.

  • Pilih elemen visual yang tepat untuk menyampaikan informasi kepada pembaca Anda dengan cara yang bermanfaat bagi mereka dan mencerminkan tujuan laporan Anda.
  • Misalnya, Anda dapat memilih grafik garis untuk menunjukkan tren peningkatan penjualan mantel wol. Presentasi ini akan lebih efektif untuk menunjukkan peningkatan itu daripada tabel dengan jumlah penjualan mantel wol di setiap bulannya, karena tabel tersebut akan mengharuskan pembaca untuk melihat semua angka, membandingkannya satu sama lain, dan menyadari bahwa mereka meningkat.. Semua itu dapat dilakukan dengan pandangan sederhana pada grafik garis.
  • Perlu diingat bahwa mata tertarik pada elemen visual. Pastikan mereka rapi dan bersih, dan diposisikan dengan baik di halaman. Hanya sertakan elemen visual jika penting untuk rekomendasi atau kesimpulan Anda.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 16
Tulis Laporan Mingguan Langkah 16

Langkah 7. Hilangkan jargon

Setiap industri atau disiplin akademik memiliki istilah-istilah tertentu yang tampaknya tak terhindarkan, serta istilah-istilah yang menjadi tren berdasarkan buku atau artikel populer. Meskipun kadang-kadang mereka dapat berguna, biasanya mereka tidak memberikan nilai dan gagal untuk menyampaikan pesan Anda secara efektif.

  • Mungkin bermanfaat untuk menulis daftar kata kunci industri yang umum sehingga Anda tidak menggunakannya secara berlebihan dalam laporan Anda. Ketika laporan Anda selesai, Anda cukup mencari dokumen untuk kata-kata itu dan menggantinya seperlunya.
  • Ingatlah bahwa bagi pembaca Anda, penggunaan kata kunci trendi yang berlebihan tidak menunjukkan bahwa Anda "tahu" tentang bidang khusus Anda – bahkan, justru sebaliknya. Eksekutif dan manajer biasanya lebih tua dan telah melihat ratusan kata kunci ini datang dan pergi. Gunakan terlalu sering dan mereka akan berasumsi bahwa Anda malas, tidak benar-benar tahu apa yang Anda bicarakan, atau hanya mencoba membuat mereka terkesan.
  • Anda juga ingin menghindari penggunaan istilah yang terlalu rumit. Misalnya, hanya karena Anda menulis laporan yang meringkas masalah hukum tidak berarti Anda perlu membumbui laporan itu dengan banyak hukum.
Tulis Laporan Mingguan Langkah 17
Tulis Laporan Mingguan Langkah 17

Langkah 8. Koreksi dengan hati-hati

Jika laporan Anda penuh dengan kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa, itu akan mengganggu pembaca Anda dan berdampak buruk pada Anda. Buat konsep laporan Anda dengan baik sebelum jatuh tempo sehingga Anda memiliki banyak waktu untuk memastikan bahwa laporan tersebut telah dikoreksi dengan benar.

  • Jalankan pemeriksaan tata bahasa dan ejaan pada aplikasi pengolah kata Anda, tetapi jangan bergantung sepenuhnya pada mereka. Program-program ini akan kehilangan banyak kesalahan, terutama kesalahan ketik yang menghasilkan kesalahan homofonik (seperti mengetik "dengar" ketika Anda bermaksud "di sini").
  • Mengoreksi laporan Anda ke belakang adalah cara yang baik untuk memastikan Anda tidak mengabaikan kesalahan. Terutama jika Anda terbiasa dengan apa yang ingin Anda tulis, Anda akan melewati kesalahan seperti kata-kata yang dihilangkan karena otak Anda akan secara otomatis mengisinya. Ini tidak akan terjadi jika Anda mundur.
  • Membaca laporan Anda dengan lantang adalah cara lain yang baik untuk menangkap kesalahan dan mengedit untuk gaya. Jika Anda menemukan diri Anda tersandung saat membaca kalimat atau paragraf tertentu, kemungkinan sebagian dari laporan Anda sulit dibaca – audiens Anda juga akan tersandung secara mental. Kerjakan ulang bagian yang sulit sehingga mengalir lebih baik.

Direkomendasikan: