Cara Menulis Panggilan untuk Partisipasi: 11 Langkah (dengan Gambar)

Daftar Isi:

Cara Menulis Panggilan untuk Partisipasi: 11 Langkah (dengan Gambar)
Cara Menulis Panggilan untuk Partisipasi: 11 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Menulis Panggilan untuk Partisipasi: 11 Langkah (dengan Gambar)

Video: Cara Menulis Panggilan untuk Partisipasi: 11 Langkah (dengan Gambar)
Video: Cara Membuat Rumus VLOOKUP yang Disertai Dengan Gambar 2024, Maret
Anonim

Jika Anda adalah bagian dari konferensi atau proyek terbatas waktu lainnya di mana Anda ingin orang lain menyumbangkan pekerjaan mereka, Anda perlu mengundang mereka untuk berpartisipasi, dengan cara yang jelas dan menarik. Khusus untuk konferensi, hibah, dan proyek akademik, "Call for Participation," juga dikenal sebagai "Call for Papers" atau "Request for Proposals" adalah salah satu format undangan yang paling umum. Informasi paling penting tentang acara dan apa yang sedang dicari ada di bagian pertama, diikuti dengan detail lengkap tentang cara mengirim proposal, dengan batas waktu pengiriman.

Langkah

Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 1
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 1

Langkah 1. Rencanakan kontributor luar untuk program konferensi atau proyek lainnya

Panggilan untuk partisipasi dalam banyak hal bertindak sebagai cetak biru. Dalam konferensi, panggilan tidak dapat dikirim tanpa memiliki rencana untuk jadwal. Perencanaan harus mencakup definisi yang jelas tentang jenis sesi apa yang akan ditawarkan, untuk berapa lama, pada hari apa.

Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 2
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 2

Langkah 2. Identifikasi audiens Anda untuk undangan

Mengidentifikasi orang-orang dari siapa Anda menginginkan kontribusi juga merupakan hal mendasar dalam prosesnya, dan membantu memandu gaya penulisan. Anda dapat melakukan brainstorming daftar kemungkinan, dari kategori umum (misalnya, peneliti dalam psikologi positif) hingga spesifik (misalnya, orang-orang tertentu yang informasi kontaknya Anda miliki).

Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 3
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 3

Langkah 3. Pertimbangkan kebutuhan kontributor potensial Anda

Lakukan curah pendapat berdasarkan apa yang Anda ketahui tentang orang-orang yang akan Anda undang untuk berkontribusi. Untuk membantu memotivasi mereka meluangkan waktu untuk mengajukan proposal, mereka perlu melihat manfaat yang bisa mereka dapatkan. Misalnya, di dunia akademis, presentasi konferensi dan publikasi penting dalam membangun kredibilitas dan sering kali dibutuhkan dalam keputusan tenurial sehingga banyak proposal datang dengan harapan dapat menambahkan pekerjaan yang telah dilakukan ke CV.

Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 4
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 4

Langkah 4. Buat garis besar draf pertama

Bagian umum untuk Panggilan untuk Partisipasi meliputi:

  • Judul (termasuk "Panggilan Partisipasi ke _"), dan lokasi serta tanggal acara utama, dan tenggat waktu untuk pengajuan proposal, termasuk waktu. Hal ini memungkinkan orang untuk dengan cepat mengevaluasi apakah mereka dapat membuat komitmen untuk acara tersebut dan waktu yang terlibat dalam pengajuan proposal.
  • Teks pengantar - diutarakan untuk menarik minat pembaca Anda, referensi masalah yang mereka pedulikan, dengan gambaran umum acara atau proyek - menetapkan harapan untuk apa yang dapat mereka terapkan untuk menjadi bagiannya.
  • Deskripsi jenis proposal yang dicari - termasuk konten dan format. Untuk konferensi, ini akan mencakup deskripsi format sesi dan apa yang diharapkan untuk masing-masing (misalnya, pembicaraan, demonstrasi, lokakarya interaktif, poster), termasuk lamanya waktu yang diharapkan untuk bekerja dengan presenter.
  • Daftar langkah-langkah untuk mengirimkan proposal, termasuk daftar dasar elemen yang diperlukan, termasuk jumlah kata per bagian. Ini harus mencakup tenggat waktu (sekali lagi), tautan terkait ke informasi yang lebih rinci dan formulir pengiriman online.
  • Kriteria penerimaan - selain mematuhi dasar-dasar format proposal, elemen-elemen apa yang diharapkan akan disertakan dalam proposal terbaik. Ini bertindak sebagai panduan atau rubrik bagi penulis proposal.
  • Tautan yang relevan ke FAQ, peristiwa masa lalu, dan informasi kontak jika seseorang memiliki pertanyaan.
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 5
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 5

Langkah 5. Mintalah draf ditinjau oleh orang lain sebelum mengirimkannya

Terlalu sering, seruan untuk berpartisipasi dapat membingungkan atau dengan mudah disalahartikan. Meminta seseorang yang akrab dengan proyek dan audiens untuk meninjaunya akan meningkatkan kejelasan dan kualitas dari apa yang Anda kirimkan, dan mengurangi kemungkinan harus merevisi dan mengirim ulang.

Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 6
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 6

Langkah 6. Posting di situs web Anda

Tepat sebelum Anda mengirimkan Panggilan Partisipasi, ada baiknya untuk memastikannya mudah ditemukan secara online

Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 7
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 7

Langkah 7. Uji proses pengajuan

Pastikan Anda dapat menyelesaikan langkah-langkahnya dan bahwa semua tautan dan formulir yang relevan berfungsi seperti yang Anda rencanakan.

Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 8
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 8

Langkah 8. Buat konsep pengantar email untuk Panggilan

Sebelum orang membaca panggilan, apakah itu datang dalam email atau sebagai lampiran, Anda memerlukan baris subjek yang baik dan pembukaan di dalam email untuk mendapatkan perhatian mereka. Sertakan informasi tanggal sedini mungkin - ini membantu mereka lebih cepat memutuskan apakah email adalah sesuatu yang ingin mereka lihat lebih dekat. Juga meminta agar mereka meneruskannya ke rekan yang tepat.

Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 9
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 9

Langkah 9. Kirimkan ke audiens target Anda

Dalam setiap surat massal Anda dapat mengharapkan beberapa "pantulan kembali" dari alamat email yang buruk dan penjawab otomatis anti-spam. Tentukan berapa banyak waktu yang ingin Anda habiskan untuk meninjau dan menanganinya.

Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 10
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 10

Langkah 10. Jadwalkan pengiriman ulang untuk kedua kalinya, dan kemungkinan ketiga jika kiriman yang Anda terima tidak mencukupi

Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 11
Tulis Panggilan untuk Partisipasi Langkah 11

Langkah 11. Siapkan rencana untuk meninjau kiriman dan metode untuk menanggapi setiap pengirim

Tips

  • Dalam memblokir waktu untuk sesi presentasi yang berbeda, ketahuilah bahwa banyak presenter berpengalaman memiliki kecenderungan untuk menginginkan lebih banyak waktu untuk presentasi, dan dapat melebihi alokasi waktu mereka beberapa menit. Istirahat antara penyaji harus direncanakan, memungkinkan ruangan menjadi kosong dan memungkinkan penyaji berikutnya untuk menyiapkan dan memulai tepat waktu.
  • Jika Anda memiliki nama atau afiliasi terkenal dalam proyek, tingkat respons Anda bisa lebih tinggi jika undangan datang dari mereka atau dengan nama mereka terlampir.
  • Untuk memudahkan orang dalam menyusun proposal dan mengirimkannya, pertimbangkan untuk membuat template yang dapat diunduh dengan bagian-bagian yang harus mereka selesaikan, meskipun pengiriman semuanya akan ditangani melalui formulir online. Ini sangat membantu bagi orang-orang yang berkolaborasi dalam penulisan proposal, dan memungkinkan untuk mengedarkan draf sebelum mengirimkannya.
  • Beberapa riset pasar menunjukkan bahwa email yang diterima lebih awal pada Selasa pagi memiliki tingkat respons yang lebih tinggi daripada rata-rata. Jika Anda memiliki cukup waktu, pertimbangkan audiens Anda dan sesuaikan waktu Anda mengirim Panggilan dengan waktu ketika mereka kemungkinan besar akan membaca dan mempertimbangkannya.

Direkomendasikan: