Cara Menulis Ringkasan Eksekutif

Daftar Isi:

Cara Menulis Ringkasan Eksekutif
Cara Menulis Ringkasan Eksekutif

Video: Cara Menulis Ringkasan Eksekutif

Video: Cara Menulis Ringkasan Eksekutif
Video: PANDUAN PENULISAN RINGKASAN EKSEKUTIF (2023) 2024, Maret
Anonim

Ringkasan eksekutif adalah bagian terpenting dari dokumen bisnis. Ini adalah hal pertama (dan terkadang satu-satunya) yang akan dibaca orang lain dan hal terakhir yang harus Anda tulis. Ini hanyalah tinjauan singkat dokumen, sehingga orang-orang sibuk yang akan membaca dokumen Anda tahu sekilas berapa banyak yang harus dibaca dan tindakan apa yang mungkin diperlukan.

Langkah

Ringkasan Bantuan dan Contoh Ringkasan

Image
Image

Contoh Ringkasan Eksekutif Grabs

Dukung wikiHow dan buka kunci semua sampel.

Image
Image

Contoh Garis Besar Ringkasan Eksekutif

Dukung wikiHow dan buka kunci semua sampel.

Image
Image

Contoh Ringkasan Eksekutif

Dukung wikiHow dan buka kunci semua sampel.

Metode 1 dari 2: Dasar-dasar

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 1
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 1

Langkah 1. Pahami bahwa ringkasan eksekutif adalah tinjauan singkat dokumen bisnis

"Singkat" dan "ulasan" adalah kata kunci di sini. Ringkasan eksekutif tidak akan komprehensif dengan cara apa pun, juga tidak akan menjadi pengganti dokumen asli. Ringkasan eksekutif tidak boleh lebih dari 10% dari dokumen asli. Tembak untuk memilikinya di suatu tempat antara 5% dan 10%.

Tip:

Ringkasan eksekutif berbeda dari abstrak. Abstrak memberikan gambaran umum dan orientasi pembaca, sedangkan ringkasan eksekutif memberi pembaca lebih banyak ringkasan. Abstrak lebih sering ditulis di dunia akademis, sedangkan ringkasan eksekutif lebih banyak digunakan untuk tujuan bisnis.

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 2
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 2

Langkah 2. Pastikan itu mematuhi pedoman gaya dan struktural tertentu

Sebagian besar sumber otoritatif yang menulis ringkasan eksekutif setuju bahwa pedoman gaya dan struktural tertentu harus diterapkan. Ini termasuk:

  • Paragraf harus singkat dan padat.
  • Ringkasan eksekutif harus masuk akal bahkan jika Anda belum membaca laporan aslinya.
  • Ringkasan eksekutif harus ditulis dalam bahasa yang sesuai untuk audiens target.
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 3
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 3

Langkah 3. Tentukan masalahnya

Ringkasan eksekutif perlu mendefinisikan masalah dengan jelas, apakah itu manajemen rantai pasokan atau kampanye pemasaran di luar negeri. Ringkasan eksekutif, khususnya, membutuhkan definisi masalah yang jelas karena dokumen yang menjadi dasarnya, Requests For Proposals (RFP), sering ditulis oleh orang-orang teknis yang kurang memahami masalah konseptual. Pastikan masalah didefinisikan dalam istilah yang jelas dan dapat dimengerti.

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 4
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 4

Langkah 4. Berikan solusi

Sebuah masalah selalu membutuhkan solusi. Untuk menyampaikan pernyataan tujuan klaim (dan alasan untuk mendanai usaha), Anda perlu mempresentasikan solusi Anda sehingga dapat mengatasi masalah secara efektif. Jika masalah Anda tidak ditulis dengan jelas, solusi Anda cenderung tidak masuk akal.

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 5
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 5

Langkah 5. Gunakan grafik, poin-poin, dan judul jika dokumen lebih mudah dibaca sekilas

Ringkasan eksekutif bukanlah esai; tidak perlu blok teks yang panjang. Jika mereka meningkatkan pemahaman atau buat ringkasannya lebih mudah ditembus, tidak apa-apa untuk menggunakan:

  • Grafik. Grafik yang ditempatkan dengan baik yang menggambarkan sifat yang tepat dari masalah klien dapat menunjukkan inti dari ringkasan tersebut. Merangsang indra visual seringkali sama efektifnya dengan indra analitis mereka.
  • Peluru. Daftar informasi yang panjang dapat dipecah menjadi butir-butir yang lebih mudah dicerna.
  • Judul. Atur tema ringkasan, jika perlu, dengan judul. Ini akan membantu mengarahkan pembaca saat mereka menyelami ringkasan.
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 6
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 6

Langkah 6. Jaga agar tulisan tetap segar dan bebas jargon

Jargon adalah musuh pemahaman. Kebetulan sedang populer di dunia bisnis. Kata-kata seperti "antarmuka", "pengungkit", " "kompetensi inti", dan "platform yang membara" adalah kata-kata yang harus Anda hindari. Mereka mengaburkan makna sebenarnya dan dapat membuat ringkasan terdengar kabur dan tanpa spesifik.

Metode 2 dari 2: Spesifik

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 7
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 7

Langkah 1. Mulailah dengan dokumen asli

Karena ringkasan eksekutif adalah ringkasan dari dokumen lain, Anda harus cukup familiar dengan dokumen asli untuk menyingkatnya menjadi versi yang mudah dikelola dan informatif. Apakah dokumen asli itu laporan, rencana bisnis, proposal, manual atau dokumen lain, tinjau, cari ide utamanya.

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 8
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 8

Langkah 2. Tulis ulasan singkat

Apa tujuan dari perusahaan yang mensponsori dokumen tersebut, atau dari dokumen asli itu sendiri? Apa ruang lingkupnya?

Contoh: "Women World Wide adalah organisasi nirlaba yang berusaha menghubungkan perempuan di seluruh dunia dengan solusi efektif untuk kekerasan dalam rumah tangga, serta menawarkan jaringan dukungan bagi mereka yang menderita kekerasan dalam rumah tangga. Saat beroperasi dari kantor pusatnya di Alberta, Kanada, telah menerima rujukan dari wanita di 170 negara di seluruh dunia."

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 9
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 9

Langkah 3. Jadikan "ambil" bersinar

Bagian ini mungkin merupakan bagian terpenting dari keseluruhan ringkasan eksekutif Anda. Dalam dua atau tiga kalimat, Anda harus memberi tahu pembaca mengapa bisnis Anda istimewa. Mengapa layak mendapat pengawasan, bisnis, atau kemitraan dari orang-orang yang membaca ringkasan?

Mungkin Anda memiliki Michael Jordan sebagai pelanggan dan dia telah mendukung produk Anda di Twitter secara gratis. Mungkin Anda baru saja menandatangani perjanjian kemitraan dengan Google. Mungkin Anda baru saja mendapatkan paten, atau mungkin Anda baru saja melakukan penjualan besar pertama Anda

Tip:

Terkadang kutipan atau testimoni sederhana saja sudah cukup. Kuncinya adalah untuk menarik perhatian audiens Anda, membuat bisnis tampil sebaik mungkin, dan menarik pembaca ke seluruh dokumen.

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 10
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 10

Langkah 4. Tentukan masalah besar

Bahan nyata pertama dari ringkasan eksekutif adalah diskusi tentang suatu masalah, jadi jelaskan masalah yang ditangani oleh produk/layanan Anda. Pastikan masalah didefinisikan sejelas mungkin. Masalah yang tidak jelas kedengarannya tidak meyakinkan, dan tidak akan membuat solusi Anda menjadi berdampak seperti yang diharapkan.

Contoh: "Los Angeles lumpuh dengan lalu lintas. Selain daerah Metro DC, Los Angeles memiliki lalu lintas terburuk di negara ini. Bukan hanya mengganggu. Kabut asap dan polusi yang disebabkan oleh kemacetan mengurangi produktivitas pekerja, meningkatkan tingkat asma, dan perlahan-lahan menciptakan masalah kesehatan yang serius. Ada lebih banyak mobil di LA daripada orang yang cukup umur untuk mengendarainya."

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 11
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 11

Langkah 5. Berikan solusi unik Anda

Masalah besar adalah bagian yang mudah. Sekarang Anda harus meyakinkan pembaca bahwa Anda telah menemukan solusi unik untuk masalah besar. Jika Anda mengirimkan dua bahan ini, Anda akan mendapatkan ide yang bagus.

Contoh: " Innotech telah menciptakan sistem kontrol lalu lintas inovatif yang memangkas menit waktu perjalanan dengan memasang "jaringan pintar" yang dipatenkan ke jalur lampu lalu lintas yang membaca jumlah mobil di jalur tertentu dan mengarahkan lalu lintas yang sesuai. Pengemudi Amerika tidak akan lagi memilikinya. untuk berdiri di lampu merah selama beberapa menit sementara lampu hijau berkedip untuk tidak ada mobil di arah lain."

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 12
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 12

Langkah 6. Bicara tentang potensi pasar

Uraikan masalah besar dengan memberikan statistik untuk industri Anda. Berhati-hatilah untuk tidak berpura-pura bahwa Anda memiliki pasar yang lebih besar daripada Anda! Fakta bahwa industri perangkat medis adalah $100 miliar per tahun tidak berarti apa-apa karena perangkat medis baru Anda hanya akan melayani segmen kecil industri. Memecahnya menjadi potensi pasar yang realistis.

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 13
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 13

Langkah 7. Gabungkan proposisi penjualan unik Anda

Di sinilah Anda menguraikan solusi unik Anda. Apa yang secara khusus memberikan produk atau layanan Anda keunggulan dibandingkan pesaing? Mungkin layanan perawatan kesehatan rumah Anda sebenarnya mengirim dokter ke rumah bukan hanya praktisi perawat, atau mungkin Anda menjamin kunjungan hari yang sama sehingga Anda tidak harus menjadwalkan sebelumnya. Tunjukkan mengapa Anda istimewa.

Contoh: "Intellilight memiliki manfaat tambahan karena dapat mendeteksi saat tidak ada orang di rumah. Saat lampu dibiarkan menyala di ruangan kosong, lampu akan mati secara otomatis dan menyala kembali saat mendeteksi gerakan di dalam ruangan. Ini menghemat uang pelanggan pada tagihan listrik mereka dan membuang lebih sedikit energi."

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 14
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 14

Langkah 8. Bicarakan tentang model bisnis Anda, jika perlu

Beberapa ringkasan eksekutif tidak memerlukan model bisnis. (Normal, bukan untuk mencari keuntungan, dan LSM mungkin tidak akan memiliki rencana bisnis.) Tetapi jika Anda memilikinya, model bisnis Anda harus jelas dan mudah diikuti. Pada dasarnya, Anda menjawab pertanyaan, "Bagaimana Anda akan membuat orang mengeluarkan dolar dari dompet mereka dan memberikannya kepada Anda?" Jaga agar model tetap sederhana, terutama dalam ringkasan eksekutif. Ringkasan cepat adalah semua yang diperlukan.

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 15
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 15

Langkah 9. Diskusikan tim manajemen Anda, jika perlu

Bergantung pada industri apa Anda berada, ini bisa menjadi salah satu bagian terpenting dari ringkasan eksekutif Anda. Investor atau bankir Anda menaruh kepercayaan pada tim, bukan idenya. Ide mudah didapat, tetapi mengeksekusi ide-ide itu hanya dapat dicapai dengan tim yang kuat. Tunjukkan dengan cepat mengapa tim Anda memiliki pengalaman dan pengetahuan untuk menjalankan rencana bisnis Anda.

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 16
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 16

Langkah 10. Berikan proyeksi keuangan untuk mendukung klaim Anda

Berdasarkan pasar Anda, model bisnis Anda, dan kinerja historis Anda, Anda perlu mengembangkan perkiraan keuangan dari bawah ke atas. Inti dari proyeksi Anda hanyalah untuk menunjukkan kompetensi Anda, dan kemampuan Anda untuk membangun proyeksi keuangan berdasarkan serangkaian asumsi yang kuat.

Jika rencana Anda adalah untuk sekelompok investor, jangan menghabiskan terlalu banyak waktu di bagian ini karena mereka tahu bahwa Anda tidak tahu berapa banyak uang yang mungkin Anda hasilkan. Investor biasanya tidak akan membuat keputusan go/no-go berdasarkan proyeksi keuangan Anda. Mereka pada dasarnya akan membuat proyeksi keuangan mereka sendiri

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 17
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 17

Langkah 11. Kemudahan dalam permintaan Anda

Sekarang saatnya untuk meminta investasi atau pinjaman, tergantung pada tujuan ringkasan eksekutif. Anda harus menyatakan kembali mengapa perusahaan Anda memberikan nilai. Ingatkan pembaca tentang kesulitan besar yang sedang Anda pecahkan dan potensi pasar Anda. Terakhir, tekankan kembali tim Anda dan kemampuannya untuk menyelesaikan pekerjaan. Mintalah jumlah dolar yang dibutuhkan untuk mencapai tonggak penting berikutnya untuk bisnis Anda. Jangan ungkapkan berapa banyak ekuitas yang ingin Anda berikan atau tingkat bunga yang ingin Anda bayar. Ini harus dilakukan kemudian melalui negosiasi tatap muka.

Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 18
Tulis Ringkasan Eksekutif Langkah 18

Langkah 12. Baca ulang ringkasan Anda

Setelah Anda menulis dasar-dasarnya, baca ulang dengan cermat. Anda harus mengoreksi ringkasan dengan sangat hati-hati. Saat Anda membaca ulang, pertimbangkan juga audiens Anda untuk dokumen tersebut. Pastikan setiap referensi baru dijelaskan dan bahasanya akan jelas bagi seseorang yang baru mengenal topik ini. Tulis ulang seperlunya.

  • Mintalah sepasang mata segar membaca ulang ringkasan eksekutif Anda, dengan memberikan perhatian khusus pada:

    • Kejelasan. Apakah kata-katanya jelas, gagasannya lebih jelas, dan ringkasannya tanpa jargon?
    • Kesalahan. Kesalahan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan mungkin berlimpah. Memiliki seseorang yang memeriksa fakta angka dan statistik mungkin merupakan ide yang bagus juga.
    • Kekuatan. Apakah ide-ide itu diterjemahkan ke dalam nada yang menggugah? Di mana nada jatuh datar, jika sama sekali?
    • Koherensi. Bagian mana yang tidak cocok satu sama lain? Bagian apa yang dilakukan?

Tips

  • Semakin sibuk sang eksekutif, semakin sedikit kemungkinan dia akan membaca. Menulis sesuai.
  • Cobalah templat dokumen yang tersedia dengan sebagian besar perangkat lunak pengolah kata yang dapat membantu Anda memulai.
  • Keempat area yang sama ini dapat digunakan untuk ringkasan eksekutif dalam berbagai pengaturan bisnis.
  • Ringkasan eksekutif dapat bervariasi menurut panjang dokumen, tetapi harus selalu relatif singkat. Tujuan Anda adalah mengemas informasi sebanyak-banyaknya ke dalam jumlah bacaan minimal hingga sedang. Jika Anda memasukkan rincian dalam ringkasan Anda, tempatkan poin yang paling penting, seperti kesimpulan dan rekomendasi Anda, terlebih dahulu.

Direkomendasikan: